Conference enhancing cooperation within a multinational Network : case Carpe 2015

Abstract

A multinational network has special features, which have an essential influence on its internal functions. A wide variety of cultures within a network holds great possibilities as well as hindering factors when starting projects. To ensure the exchange of knowledge and harnessing the skills of the heterogeneous members into utilization of the network, it is important to invest in the formation of mutual trust and internal relations. Trust based on relationships primarily arises from face-to-face situations, where the people in question are able to meet each other in person. Later it is possible to maintain these relationships in other means, for example through online platforms.

Conferences and congresses are events with professional content as well as social and informal programme. According to studies and participant experiences, they offer good opportunities to meet colleagues, obtain and exchange information, explore current, new and upcoming projects and other activities, and to otherwise focus on self- and organizational development during the events.

Enhancing influence that a conference might have on the internal development of the strategic network of six European higher education institutes, CARPE, was studied in this bachelor’s thesis. The network has organized conferences biennially since its founding in the year 2011. During these conferences the member institutions and personnel present their own and joint projects, look for partners for single projects and activities, discuss the development of the network and other subjects as well as future ventures, and also get to know each other. The results from an online feedback survey and memos of the conference sessions are analyzed and discussed in this research.

According to the received answers and content analysis, the conference is considered to have a positive influence on the network’s operations. The conference was seen as a good environment for social events, thus creating relationships, as well as for presenting and exchanging ideas and thoughts. The participants were also interested in attending the future conferences, and they found that the conference has an important positive influence on the development of the network.

Monikansallisella verkostolla on erityispiirteitä, jotka vaikuttavat olennaisesti sen sisäisiin toimintoihin. Laaja kulttuurien kirjo on verkostolle yhtäaikaisesti suuri mahdollisuuksien voimavara sekä työskentelyn alkuun pääsemisen hidaste. Jotta heterogeenisen jäsenistön välinen tieto ja osaaminen saataisiin parhaalla mahdollisella tavalla jaettua ja valjastettua verkoston käyttöön, tulee jäsenten välisten luottamuksen ja suhteiden syntymiseen panostaa. Luottamussuhteet syntyvät ennen kaikkea tilanteissa, joissa ihmiset tapaavat toisensa fyysisesti. Suhteiden synnyttyä on niitä mahdollista ylläpitää myös muilla tavoin, kuten esimerkiksi internetin välityksellä.

Konferenssit ja kongressit ovat tilaisuuksia, joissa ammatillisen sisällön lisäksi on paljon sosiaalisia ja epämuodollisia tilaisuuksia. Näissä tapahtumissa osallistujilla on tutkimusten ja kokemustensa mukaan hyvä mahdollisuus tavata kollegoita, saada ja vaihtaa tietoja, tutustua käynnissä oleviin, uusiin ja tuleviin projekteihin sekä muihin aktiviteetteihin, ja muutoinkin mahdollisuus monitasoiseen itsensä ja verkoston kehittämiseen.

Opinnäytetyössä tutkittiin konferenssin myötävaikutusta kuuden eurooppalaisen korkeakoulun muodostamaan strategiseen yhteistyöverkostoon CARPE:een. Verkosto on perustamisvuodestaan 2011 alkaen järjestänyt joka toinen vuosi suljetun konferenssin, joissa jäseninstituutiot ja -henkilöt esittelevät omia ja yhteisiä projektejaan, etsivät yhteistyökumppaneita, keskustelevat kehityskohteista ja tulevaisuuden hankkeista, sekä tutustuvat toisiinsa. Tutkimuksessa hyödynnettiin sähköisellä palautekyselyllä saatuja vastauksia osallistujilta, sekä konferenssin sessioista tehtyjä muistioita.

Saatujen vastausten ja sisällönanalyysien perusteella konferenssi koetaan hyvänä ympäristönä sosiaalisille tilaisuuksille ja suhteiden luomiselle, ideoiden ja ajatusten esittämiselle ja vaihtamiselle, sekä verkoston sisäisen toiminnan kehittämiselle. Osallistujat ovat kiinnostuneita osallistumaan myös tuleviin konferensseihin, ja kokivat konferenssien olevan tärkeä myötävaikuttaja verkoston kehittymisen kannalta.