Täydentävän rahoituksen hankkeiden valmisteluprosessin kehittäminen : Case Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti

Abstract

Tämän opinnäytetyön päätavoite on kehittää täydentävän rahoituksen hankkeiden valmisteluprosessia ja laatia prosessista vaiheittain etenevä prosessikaavio. Työ sai alkunsa, kun Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti kirjasi vuosien 2013–2016 tavoiteohjelmansa yhdeksi tavoitteeksi täydentävän rahoituksen hankkeiden valmisteluprosessin kehittämisen. Koska Ruralia-instituutin vuosittaisesta kokonaisrahoituksesta 70 % muodostuu täydentävällä rahoituksella toteutettavista hankkeista ja EU:n uudella ohjelmakaudella 2014–2020 kilpailu rahoitettavista hankkeista on kiristynyt, on hankkeiden valmisteluprosessin kehittäminen ja käynnissä pitäminen instituutin toiminnan kannalta välttämätöntä.

Tämä opinnäytetyö koostuu kahdesta osasta: teoreettisesta viitekehyksestä sekä tutkimusosasta. Työn teoreettinen viitekehys koostuu projektinhallinnasta ja prosesseista sekä prosessijohtamisesta. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, jotka suoritettiin Ruralia-instituutin molemmissa yksiköissä Mikkelissä ja Seinäjoella. Haastatteluja tehtiin yhteensä kuusi kappaletta ja haastateltaviksi valittiin hankekokemukseltaan ja -taustaltaan erilaisia henkilöitä mahdollisimman monipuolisen ja kattavan tutkimusaineiston saamiseksi.

Työn teoreettisen viitekehyksen ja tutkimusaineiston pohjalta laadittiin täydentävän rahoituksen hankkeiden valmisteluprosessin ideaalimalli, joka on tarkoitus ottaa käyttöön Ruralia-instituutin molemmissa yksiköissä. Mallia voidaan hyödyntää kaikessa hankevalmistelussa ja sitä voidaan tulevaisuudessa myös muokata ja kehittää tarpeen mukaan.

The main goal of this thesis is to develop the preparation process of additionally funded projects and to prepare a process flowchart showing the stages of the preparation process. The work got started when the Ruralia Institute of the University of Helsinki defined the development of the preparation process of additionally funded projects as one of the key development areas in their strategic plan for the years 2013–2016. Additionally funded projects constitute 70 percent of the total funding of the Ruralia Institute. The competition for funded projects has, however, grown during the EU’s new programming period. That is why it is necessary that the Ruralia Institute further develop its project preparation process and keep it running.

This thesis consists of two parts, a theoretical part and qualitative interviews. The theoretical framework of the thesis deals with the concepts of project management and processes. The empirical data was collected from interviews conducted at the both units of the Ruralia Institute, in Mikkeli and Seinäjoki. A total of six interviews were carried out. The interviewees had different backgrounds, and their project experiences also varied. This was done in order to ensure the most com-prehensive data applicable.

Based on the theoretical framework of the thesis and the data collected, an ideal process chart was created. The process chart can be put to use in the context of the preparation process of additionally funded projects at both of the Ruralia Institute units. The process chart can be used in all project preparation and developed further if necessary.