Sähköiseen myyntilaskutukseen siirtyminen : Case: Kiinteistöpalvelu Nummela Ay

Abstract

Sähköinen myyntilaskutus on nykyaikaista. Yhä useammat yritykset siirtyvät siihen kustannussäästöjen ja toiminnan tehostamisen vuoksi. Opinnäytetyön aiheena on sähköisen myyntilaskutuksen palveluntarjoajien kilpailutus. Tavoitteena oli tuottaa tietoa toimeksiantajan päätöksenteon tueksi sähköiseen myyntilaskutusohjelmaan siirtymiseen liittyen. Tutkimusongelmana oli selvittää, kuka olisi yritykselle parhaiten soveltuva palveluntarjoaja.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sähköistä taloushallintoa. Sähköisen taloushallinnon teoriaosuudessa tutustutaan sen määritelmään, kehitykseen ja nykytilaan, sähköisyyteen siirtymiseen, hyötyihin, prosesseihin ja verkkolaskuun. Taloushallinnon prosesseista syvennyttään myyntilaskutukseen erityisesti sähköisenä. Sähköisen myyntilaskutuksen teoriaosuudessa käsitellään perinteistä ja sähköistä myyntilaskua, vertaillaan niiden prosesseja ja käydään läpi sähköisen laskutuksen nykytilaa ja tulevaisuutta sekä hyötyjä.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta. Opinnäytetyön aineiston keruu hoitui laadulliseen tutkimukseen liitettävillä haastattelulla ja dokumenttianalyysilla. Haastattelut tehtiin toimeksiantajalle kasvotusten ja sähköpostilla. Niiden tarkoituksena oli selvittää myyntilaskutuksen nykytilannetta yrityksessä sekä kriteerejä, joiden perusteella myyntilaskutusohjelmisto valittaisiin. Dokumenttianalyysia käytettiin palveluntarjoajien kilpailutuksessa.

Tutkimustuloksissa esitellään seitsemän tarjousta, jotka kilpailutuksen kautta saatiin. Lisäksi käydään läpi yhden verkkopohjaisen laskutusohjelman, jolle ei tarjouspyyntöä lähetetty, ominaisuudet ja hinnat. Tutkimustulosten perusteella suositellaan yritykselle yhtä tällä hetkellä soveltuvinta sekä toista tulevaisuudessa soveltuvaa myyntilaskutusohjelmaa. Toimeksiantaja hyötyy tutkimuksesta, koska tutkimustuloksia voi käyttää perustana sopivan myyntilaskutusohjelman valintaan huolimatta siitä toteutuuko valinta lähitulevaisuudessa vai odotetaanko liiketoiminnalta vielä lisää kasvua.

Electronic invoicing is getting more popular. Many companies implement electronic invoicing because of savings and higher efficiency. The topic of this thesis is arranging a tendering competition between the service providers for electronic invoicing. The purpose was to provide knowledge to support the decision making of the company concerning the electronic invoicing. The research problem was to find the most suitable service provider for the company.

Electronic invoicing is covered in the theoretical part, studying the definition, development and present status, transfer to electronic invoicing, benefits, processes and e-invoice. A deeper study is done of the sales invoicing with this method. The traditional and e-invoicing are studied, comparing the processes, their future and the added value by this process.

The research method was qualitative. The collection of material was done by interviews and document analysis. The interviews were done both face-to-face and via e-mail. The purpose of the interviews was to find out the current status of sales invoicing in the company and the criteria which were to be used in the selection of the e-invoicing program. Document analysis was used in the tendering process between the service providers.

The results of the study are seven quotations received through the tendering competition. Also one web-based invoicing program is presented. Based on the results the company gets a recommendation of the most suitable program. Another program, suitable in the future, is also presented. The company can use the results in the selection of the program right away or after some expansion of the company.