Keskitetystä hajautuneeksi organisaatioksi

Abstract

Yhä useammassa yrityksessä työtä tehdään hajautuneesti ja projektinomaisesti. Siirtyminen onnistuneesti keskitetysti toimivasta organisaatiosta hajautetusti toimivaan organisaatiomalliin vaatii suunnitelmallisuutta ja teknologian huomioimista toiminnan eri osa-alueilla.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Vakuutuskuntoutus VKK ry:lle. Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa VKK:n kilpailuasemaa ja kehittää organisaation toimintaa mahdollisimman sujuvaksi sen hajautettua toimintojaan eri puolille Suomea. Lisäksi tavoitteena oli saada toiminnan kehittämisen avulla kasvatettua toimeksiantojen määrää.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaisia haasteita tutkimuksen kohteena olevan organisaation eri toiminta-alueilla on kohdattu sen siirryttyä suhteellisen nopealla aikataululla perinteisestä organisaatiomallista hajautettuun organisaatiomalliin. Tutkimuksen tarkoituksena oli myös etsiä erityisesti organisaation ICT-ympäristöstä sellaisia kehittämiskohteita ja ratkaisuja, joiden avulla toimintaa ja yrityksen kilpailukykyä saadaan parannettua.

Kyseessä oli tapaus- ja toimintatutkimusta yhdistelevä laadullinen opinnäytetyö, jossa hajautetusti toimivan organisaation toimivuutta arvioitiin henkilökunnalle tehdyn kyselyn, havainnoinnin ja oppimiskahvilan työpajojen avulla.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että vaikka ICT-ympäristön kehittämisen avulla voidaan helpottaa monia organisaation kohtaamia haasteita ja ongelmia, ei teknologian kehittäminen yksin riitä. Hajautetun organisaatiomallin onnistunut jalkauttaminen vaatii paljon muutakin kuin uusimman teknologian käyttöönottoa. Kyse on kokonaisvaltaisesta muutoksesta alkaen johtamisesta viestintäkulttuuriin ja henkilökunnan asenteisiin saakka.

Today more and more organizations work decentralized and in short periods. Attention must be paid to technology and careful planning when an organization change its organizational model from centralized to decentralized.

This thesis was produced for Insurance Rehabilitation Association of Finland (VKK). The objective of this study was to improve the competitive position of the organization and also to develop all operations of the decentralized organization to be as fluent as possible. The objective was also to grow the amount of work assignments from clients by developing the operations.

The purpose of this thesis was to collect information on what kind of challenges VKK has encountered after it changed its organizational model within a short period of time. Another purpose was to investigate potential areas for development and proposed decisions to improve the competitive position of the organization, especially within the ICT environment.

The study is a combination of a case study and an action research. The data was collected using three different methods: with a questionnaire which was sent to the staff working in the decentralized organization, with observation, and with learning café methodology.

The findings indicate that developing the ICT environment makes it easier to solve many problems and challenges, but it does not solve all problems. When changing the organization model to the decentralized model, it is always a question of a significant change encompassing everything from leadership to communication culture and attitudes.