Organisaatioiden välinen tiedonsiirto tilaus-toimitusketjussa

Abstract

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT) on sähköisessä muodossa tapahtuvaa kahden liikekumppanin välistä dokumenttien siirtoa. Tieto kulkee automaattisesti ja yhdenmukaisena kumppanien tietojärjestelmien välillä. Sähköinen tiedonsiirto vähentää kustannuksia, lisää käsittelynopeutta, vähentää käsittelyvirheitä ja parantaa yritysten välistä kumppanuutta (Edi Basics 2015). Tämän työn tarkoitus on tarkastella kohdeyrityksen tilaus-toimitusketjun prosessia ja löytää ne osa-alueet, joiden kohdalla syötetään sama tieto manuaalisesti useampaan otteeseen eri järjestelmiin. Tarkoituksena on siis järkeistää prosesseja poistamalla tämän tyyppinen manuaalinen tuplatyö lisäämällä organisaatioiden välistä tiedonsiirtoa EDI-sanomin tapahtuvilla prosesseilla. Työssä keskitytään pääsääntöisesti kolmeen osa-alueeseen; tilausten syöttämiseen, tehtaiden välisten siirtotilausten tekemiseen sekä kuljetusjärjestelyjen tekemiseen. Näissä kolmessa osa-alueessa näkyy päivittäin sekä manuaalinen tiedon tallennus että saman manuaalisen työn tekeminen kahdesti tai useammin eri järjestelmiin. Tavoitteena on paitsi käsittelytehokkuus, myös syöttövirheiden väheneminen, nimikkeiden yhtenäistäminen sekä tiedon lisääminen yrityksen ja sen tytäryritysten välillä. EDI vaatii yhtenäistä tietokantaa, sillä tieto kulkee vain silloin, kun sekä lähettävä että vastaanottava osapuoli puhuvat samaa kieltä keskenään ja osaavat tulkita sanomaa oikein. Tulokset osoittavat, että organisaatioiden välinen tiedonsiirto täytyy aloittaa ensin omia sisäisiä toimintoja kehittämällä, ennen kuin sitä pystytään laajentamaan eri organisaatioiden välille. Kehitys täytyy ottaa huomioon myös strategisella tasolla, jotta se ulottuu koko tilaus-toimitusketjun tasolle eikä jää ainoastaan yhden osa-alueen, kuten tilauskäsittelyn, tasolle.

Electronic data interchange (EDI) is exchanging documents in electronic format between two partners. The information flow between partner´s systems is automatic and unified. EDI decreases costs, increases handling speed, reduces typing errors and helps improve partnership between companies. (Edi Basics 2015). The purpose of this thesis is to study the case company´s order-to-delivery process and to find operative areas, where the same information is entered manually two or more times into different IT-systems, so as to rationalize the order-to-delivery (OTD) process by eliminating manual double work by increasing EDI processes between organizations. The thesis focuses on three main areas; entering an order, making a transit order between two factories and making delivery bookings to transport companies. In these three areas one has to daily enter information manually into the company´s enterprise resource programme (ERP) as well as enter the same information on two or more other systems. The goals are to increase efficiency in order handling, minimize typing mistakes, unify item data and increase data flow between case company and it´s subsidiaries. EDI requires unified database as information flows only when both sending and receiving party speak the same language and can interpret the message correctly. The results indicate that EDI must be started by developing functions inside the company before expanding them between other organizations. The EDI development must be taken into strategic level as well, so that it reaches the whole OTD process instead of being in just one specific area such as order handling.