Pk-yrityksen sopimushallinnan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää yritystoiminnan sopimushallintaan liittyviä riskejä ja niiden hallintakeinoja pk-yrityksen näkökulmasta. Lisäksi selvitettiin, millaisia lisähaasteita kansainvälinen liiketoiminta tuo yrityksen sopimushallinnalle.

Tutkimusote oli kvalitatiivinen, ja tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Tutkimukseen osallistui viisitoista sopimushallinnan asiantuntijaa. Haastateltavat henkilöt edustivat pk-yrityksiä, asiantuntijaorganisaatioita ja virkamiestahoja. Teemahaastatteluilla selvitettiin sopimushallintaan, riskienhallintaan ja kansainvälisyyteen liittyviä tekijöitä.

Tutkimuksen perusteella havaittiin, että sopimukset ovat yritykselle tärkeä työväline. Aineiston analyysissä syntyi työn teemojen mukaisesti kolme näkökulmaa, jotka käsitteli-vät sopimushallintaa, riskienhallintaa sekä kansainvälisyyttä. Ennakoiva sopiminen nähtiin yrityksen riskinottoa tukevana toimenpiteenä. Havaittiin myös, että pk-yrityksien toimintamallit vaikuttavat hyvin epämuodollisilta ja yrityksien tulisi enemmän luoda selkeitä päämääriä toiminnalleen. Sopimuksellisissa asioissa on yhä parantamisen varaa.

Tutkimustuloksien perusteella yrityksen sopimushallinnan toimintastrategian kehittäminen voidaan toteuttaa vahvistamalla sopimushallinnan kokonaisuuden eri osa-alueita. Tärkeää on yhteydenpito sopimusosapuolten välillä, ongelmien tunnistaminen ja niihin puuttuminen ajoissa. Sopimushallinta on tärkeässä roolissa myös yrityksen kansainvälistymisen prosesseissa.

The aim of this thesis was to study the risks related to contract management in businesses contracts from the point of view of SMEs. Another aim was to find out what kinds of additional challenges international business brings to the company’s contract management.

The qualitative study was conducted using theme interviews. Fifteen contract management specialists were interviewed. The interviewees represent SMEs, special organizations and officials. The theme interviews focused on contract management, risk management and factors related to internationalization.

The results of the thesis show that contracts are an important tool for the company. Based on the study themes, three main aspects were found during the analysis: contract management, risk management and internationalization. According to this study, proactive contract management supports the company’s risk-taking. It was also observed that operating models in SMEs seem to be very informal, and enterprises should create clearer goals for their future operations. Contractual matters still need improvement.

The results of the thesis can be used to develop the company’s contract management. The operational strategies of contract management can be developed by strengthening the different contract management areas. The communication between the contracting parties has a key role. The early identification of possible contractual problems is also very important. Contract management has also a crucial role during the company's internationalization processes.