Taloushallinnon järjestäminen Toiminimi X:ssä

Abstract

Toimeksiantaja oli yhden miehen autokorjaamo, jonka taloushallinto hoidettiin tähän asti ulkoistetun kirjanpidon, verkkopankin ja Excelin avulla. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää muutamien tilitoimistojen tarjoamia palveluja ja kustannuksia yrittäjälle. Lisäksi oli tarkoitus selvittää laskutus- ja taloushallinnon ohjelmia ja mitä ne voivat tarjota. Työssä tarkasteltiin yrittäjän mahdollisuutta ulkoistaa taloushallinto kokonaan tai osittain, ja pohdittiin kirjanpitäjän vaihtoa tai sopimuksen laajentamista. Tavoitteena oli saada taloushallinto sujuvammaksi yrittäjän kannalta ja parantaa talouden seurantaa.

Teoreettisessa viitekehyksessä määriteltiin taloushallinnon seurannan merkitys, vaihtoehdot taloushallinnon järjestämiselle ja taloushallinnon prosessit mukaan lukien sähköinen taloushallinto. Työ tehtiin perehtymällä aiheeseen kirjojen, internetin ja henkilökohtaisten haastatteluiden avulla. Kehitystyötä varten pyydettiin tarjoukset yhdeksältä tilitoimistolta ja tutustuttiin kymmeneen eri taloushallinnon ja laskutuksen ohjelmaan testaten niitä myös käytännössä. Luottamuksellinen aineisto on poistettu julkisesta raportista.

Toimeksiantajalle sopivimmaksi tavaksi taloushallinnon hoitoon valikoitui Arkhimedes-laskutusohjelma, koska sitä hyödyntämällä voidaan saavuttaa mittava ajansäästö ja helpottaa laskutusta ratkaisevasti. Ratkaisuun vaikutti vahvasti toimeksiantajan käyttökokemukset ohjelmia testatessa. Lisäksi päädyttiin kirjanpidon sopimuksen tarkentamiseen, jotta yrityksen taloudesta saatava aineisto olisi jatkossa informatiivisempaa. Uuteen toimintamalliin siirrytään vuodenvaihteessa. Jatkokehityksenä ehdotan tehtävän Excel-taulukot, jotka muuttavat kirjanpitäjältä saadut taloushallinnon luvut graafisesti ymmärrettävään muotoon.

This bachelor’s thesis was commissioned by a one-man car repair shop. The financial management of the firm was handled with outsourced accounting, online banking and Excel. The purpose of this study was to examine the services and costs of accounting firms to the entrepreneur. It was also intended to find out about invoicing and financial management programs and what they can offer. The study examined the possibility of the entrepreneur to outsource financial management, in whole or in part, and considered the accountant replacement or extension of his contract.

The theoretical framework was to define the role of financial follow-up, options to organise the financial management, and the financial management processes including electronic financial management. The work was done by studying the theme through books, Internet and personal interviews. Request for quotations were asked from nine accounting offices. Ten different financial management and invoicing programs were explored and tested in practice. Confidential material has been removed from the public report.

The final choice of program was strongly influenced by the entrepreneur’s own experiences from the test run. The most appropriate solution to the client was the Archimedes invoicing program. Substantial time savings could be achieved with it and it could ease the invoicing decisively. In addition, it was decided to expand the accounting agreement to be more informative. For further development, the use of Excel tables, which convert financial figures to graphically understandable format, was recommended.