Lounais-Suomen poliisilaitoksen hankintamenettely

Abstract

Hankintayksikön tulee pyrkiä järjestämään hankintatoimensa siten, että hankinnat voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Viraston hankintatoimen tulisi olla omana kokonaisuutenaan johdettua, ydintoimintaa tukevaa toimintaa. Hankintatoimen johtamisessa tulee pyrkiä julkisten varojen tehokkaaseen käyttöön ja hankintojen toteuttamiseen lainsäädännön ja muita julkisia hankintoja ohjaavien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Poliisihallituksen määräyksen mukaisesti poliisiyksiköiden tulee organisoida oma hankintatoimensa. Yksikön tulee myös laatia Poliisihallituksen hankintaohjetta noudattava oma, tarkentava hankintaohjeensa, johon on sisällytettävä tiedot siitä, miten hankintatoimi on organisoitu, miten vastuut poliisiyksikön sisällä jakaantuvat sekä hankintojen suunnittelun ja seurannan toteutustapa. Tässä opinnäytetyössä selvitetään, miten Lounais-Suomen poliisilaitoksen hankintatoimi on organisoitu, millä tavalla hankintoja suunnitellaan, toteutetaan ja seurataan ja millaisia kehittämiskohteita menettelyssä voisi olla. Tutkimus toteutettiin käyttäen kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Lähtökohtana kvalitatiivisessa tutkimuksessa on kuvata todellista elämää ja tutkia kohteena olevaa asiaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Tutkimuksen teoriaosuuden ensimmäisessä osassa käsitellään julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sekä julkisen hankinnan käsitteitä. Toisessa osassa perehdytään tarkemmin niihin ohjeisiin ja määräyksiin, joilla ohjataan valtion virastojen hankintatoimen organisointia ja johtamista sekä hankintojen toteuttamista. Työn empiriaosassa tarkastellaan Lounais-Suomen poliisilaitoksen omaa hankintaohjetta sekä hankintamenettelyä käytännössä. Tässä osiossa haastatellaan hankintaorganisaatioon kuuluvia henkilöitä ja tuodaan esille heidän näkemyksiään menettelyn toimivuudesta ja kehittämiskohteista. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että Lounais-Suomen poliisilaitoksen hankintatoimi on pitkälti keskitetty, omana kokonaisuutenaan johdettu tukitoiminto, jossa hankinnoista vastuulliset henkilöt on nimetty ja hankintaprosessi sekä hankintojen hyväksyntämenettely on kirjattu laitoksen omaan hankintaohjeeseen. Lähtökohtaisesti poliisilaitos tekee ainoastaan hankintasuunnitelman mukaisia hankintoja ja hankintoihin käytettävää rahasummaa seurataan kuukausittain. Kehittämisehdotukset koskivat mm. laitoksen hankintaohjeen tarkentamista, hankintamenettelystä ja –vastuista tiedottamista sekä hankintaorganisaation ja poliisitoimintalinjan, muiden poliisilaitosten sekä Poliisihallituksen materiaalihallinnon välisen yhteistyön kehittämistä.

Public procurement unit should aim to organize its activities in such way that purchases can be executed according plan in most economical approach, also keeping environmental aspects into account. Agency procurement should be independently managed operator and thus support Police’s core operations. Purchasing management policy should strive for efficient use of the public funding. Implementation of procurement legislation and other controls shall be in accordance with the instructions and regulations of public procurement. According National Police Board instructions police units shall organize own procurement activities. Police unit shall also create own guidance which follows National Police Board’s public instructions; including organization, responsibilities and planning / monitoring methods. This thesis work focuses how Southwestern Finland Police Department has organized its procurement, how procurement activities are planned, executed and monitored and what kind of development possibilities can be found The study was conducted by using qualitative research method. Basis for qualitative research was to describe how procurement process works in real life and explore the subject with comprehensive research methods. Legislation and concept of public procurement are studied in first clause of theoretical approach. Second clause focuses more on instructions and directives which strives public entities procurement organization, management and execution. In thesis work empiric chapter was studied Southwestern Finland Police Department’s procurement guidance and actual procurement processes. A work method was to interview employees and document their thoughts how procurement process works and compile possible development ideas. According findings Southwestern Finland Police Department’s procurement is strongly centralized, independent support function with clear responsibilities. Procurement and approval process are concluded in units procurement instructions. In principle Southwestern Police Department only executes purchases according validated plans and actions are monitored monthly. Development proposal contains ideas of defining procurement instructions, better informing of processes and responsibilities, possibilities to increase cooperation between Police units and Police Material Command.