Projektijohtamisen kehittäminen Kangasniemen kunnan toimistopalveluissa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin projektijohtamista Kangasniemen kunnan toimistopalvelut-yksikössä. Opinnäytetyötä varten toteutettiin tapaustutkimus, jolla kartoitettiin toimistopalveluiden projektijohtamisen nykytila, yhtenäisen projektijohtamiskulttuurin positiiviset vaikutukset toimistopalveluihin ja se, millä keinoilla projektijohtamista voitaisiin kehittää toimistopalveluissa. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimistopalveluiden projektijohtamista niin, että uusia projekteja on helppo lähteä toteuttamaan ja projektityöskentelystä saadaan maksimaalinen hyöty irti. Opinnäytetyön kehittämistehtävänä oli puolestaan aikaan saada kunnan toimistopalveluihin yhteinen toimintaohje projektipäälliköille ja luoda mallipohjat projektisuunnitelmille sekä projektien loppuraporteille.

Opinnäytetyön sisältämä teoriakatsaus painottuu projekteihin, projektijohtamiseen, projektinhallintaan sekä projektityöskentelyn onnistumisen edellytyksiin. Työ sisältää myös Kangasniemen kunnan ja toimistopalvelut-yksikön esittelyt sekä perehtymisen yhteen kunnassa juuri päättyneeseen it-projektiin.

Teemahaastattelujen, havainnoinnin ja dokumenttien kautta kerätty tutkimusaineisto osoitti toimistopalveluiden projektijohtamisen olevan melko hyvällä pohjalla, mutta projektijohtamiskulttuurin yhtenäistämistä toivottiin. Keskeisimmiksi asioiksi projektien onnistumisen kannalta haastatteluissa nousivat muun muassa projektipäällikön vahva visio lopputuloksesta, ylemmän johdon vahva tuki, hyvä yhteistyö toimijoiden kesken, riittävän pitkä aikataulutus projektille, tiedottaminen, projektiryhmän jäsenten sitouttaminen tehtäviinsä sekä projektipäällikölle uskotun vastuun kantaminen. Haastatteluissa nousi esille, että toimistopalveluissa projektien jälkeiseen seurantaan ja näkyvään projektidokumentointiin tulee panostaa jatkossa enemmän.

Toimistopalveluiden yksittäiset projektit olivat laadukkaita. Tämä osaltaan oli mahdollistanut tietojärjestelmien uusimisen nopealla aikataululla it-projektien muodossa. Etenkin oli onnistuttu muun muassa budjettien ja aikataulujen suunnittelussa ja niissä pysymisessä, projektipäälliköiden valinnoissa, luottavaisen suhteen rakentamisessa ohjelman toimittajan kanssa sekä projektiryhmän tiimityöskentelyssä.

The aim of this thesis was to study project management in the office services in Kangasniemi. A case study, which was executed for this thesis, examined the current state of project management of office services, the positive effects of collective project culture, and which ways project management can be developed in office services. The goal of this thesis was to develop project management in the office services so that new projects would be easier to start and the current projects would be as effective as possible. Another goal of this thesis was to create a collective procedure for project managers who work in the office services and to create patterns for project plans and end reports.

The theoretical framework of this thesis consists of information about projects, project management, and requirements of success in projects. The thesis also includes presentations of the municipality of Kangasniemi and the office services. The thesis also takes a look at one recently finished it-project.

The information which was collected through a case study by qualitative data collection methods (theme interviews, observation, and documents) showed that in the office services the quality of project management was at a good level. However, there was a desire to form a more collective project culture. The theme interviews showed that the most important elements to succeed in projects were: project manager’s own vision of the result, upper management’s strong support, functional co-operation with the other party, long enough project schedule, project reporting, project team’s commitment, and project manager taking the responsibility. The interviews also showed that more efforts must be put into follow-up and documentation of projects.

Single projects of the office services were of good quality. This allowed to renew information systems rapidly through it-projects. The office services had succeeded especially well in budgets and schedules, project manager choices, building a reliable relationship with the supplier of the information systems, and project groups’ teamwork.