Hajautetun johtamisen kehittäminen Kelan Kansainvälisten asioiden keskuksessa

Abstract

Työelämän kehittämistehtävänä oli kehittää hajautettua johtamista 1.1.2014 toimintansa aloittaneessa Kelan Kansainvälisten asioiden keskuksessa. Kansainvälisten asioiden keskus vastaa Kelan kansainvälisten asioiden toimeenpanon hoitamisesta ja sen asiakkaita ovat kaikki Suomeen tai ulkomaille muuttavat tai muissa kansainvälisissä tilanteissa olevat asiakkaat. Kansainvälisten asioiden keskuksessa työskentelee 247 henkilöä ja sillä on toimipisteitä pääkaupunkiseudulla Pitäjänmäellä, Käpylässä ja Korsossa sekä muualla Suomessa Turussa, Kuusankoskella, Pietarsaaressa, Vaasassa ja Oulussa. Tämän lisäksi toimihenkilöitä työskentelee myös Kemissä, Seinäjoella, Tampereella, Torniossa ja Jyväskylässä.

Hajautetusti toimivan Kelan Kansainvälisten asioiden keskuksen syntymisen myötä kohtasi työyhteisö täysin uudenlaisia haasteita, jotka koskivat osaltaan kaikkia Kansainvälisten asioiden keskuksen työntekijöitä. Aivan muutoksen ytimessä oli useissa organisaation eri tiimeissä tapahtunut johtamistavan muuttuminen perinteisestä johtamistavasta hajautetuksi johtamiseksi. Uudenlaisen johtamistavan ja uudenlaisten johtamiskäytäntöjen juurruttaminen osaksi organisaation toimintaa oli tärkeää. Kehittämistehtävässä tavoitteena olleen uuden johtamistavan, hajautetun johtamisen, kehittäminen ja niin sanottujen ”parhaiden käytäntöjen” luominen oli olennaista, jotta hajautettu organisaatio ja hajautettu johtaminen organisaatiossa saatiin kehitettyä entistä toimivammaksi.

Tutkimuksessa käytettiin tutkimusstrategiana toimintatutkimusta. Kehittämistehtävän ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin Kansainvälisten asioiden keskuksessa käytössä olevia hajautetun johtamisen tapoja ja niiden toimivuutta. Selvitys toteutettiin koko keskukselle lähetetyllä kyselyllä sekä haastattelemalla kahdeksaa keskuksessa työskentelevää esimiestä. Kyselyn ja haastatteluiden tulokset käytiin läpi yksikön johtoryhmän kanssa. Kehittämisprojektin seuraavana vaiheena oli hyväksi todettujen johtamistapojen ja -käytäntöjen ns. ”parhaat käytännöt” kokoaminen. Toiminnassa tapahtuneiden muutosten seuranta toteutettiin barometri-kyselyiden tulosten avulla.

Tutkimuksen tulosten mukaan hajautettu johtaminen Kelan Kansainvälisten asioiden keskuksessa toimii pääasiassa hyvin ja johtamiseen ollaan suurimmaksi osaksi tyytyväisiä. Kehittä-mistehtävän tuloksena syntyneet ns. ”parhaat käytännöt” ovat kuitenkin tarpeen, sillä kyselyn ja haastatteluiden tulosten perusteella myös parannettavaa riittää ja nämä seikat on myös otettu huomioon ”parhaita käytäntöjä” rakennettaessa. Nämä ”parhaat käytännöt” ovat juuri nyt tarpeen, kun pyritään entisestään kehittämään hajautettua johtamista organisaatiossa sen toiminnan alkaessa olemaan hiljalleen vakiintunutta.