Sihteerin perehdytysopas

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Valtiokonttorille. Tavoitteena oli tehdä hyödyllinen, selkeä ja havainnollinen perehdytysopas, jotta aloitteleva sihteeri pääsisi hyvin alkuun työtehtävissään.

Produkti rajattiin koskemaan esimiehen ja sihteerien mielestä tärkeimpiä asioita sihteerin perehdytyksessä. Oppaassa esitellään talon tapoja ja ohjelmien käyttöohjeita askel askeleelta. Oppaassa avataan myös sihteerin työnkuvaa ja kokousten järjestämistä. Tietoperustassa keskitytään perehdytysopasta tukeviin asioihin, kuten perehdytyksen tavoitteisiin ja hyötyihin, perehdytysprosessiin ja oheismateriaalin tärkeyteen.

Opinnäytetyö on toiminnallinen produkti, jossa on tutkimuksellisia piirteitä. Aineistoa kerättiin laadullisin tutkimusmenetelmin teema- ja ryhmähaastattelulla. Haastatteluissa kerättiin tietoa sihteereiltä ja sihteeriharjoittelijalta heidän työtehtävistään ja oppaan toimivuudesta. Yhteistyö, havainnointi ja palaverit toimivat myös suurena osana oppaan toteuttamisessa.

Valmiista oppaasta pidettiin kovasti ja se tuli heti käyttöön sihteeriharjoittelijalle. Uudet sihteerit ja sihteeriharjoittelijat perehdytetään jatkossa oppaan avulla. Oppaasta tulee olemaan mahdollisesti hyötyä myös muillekin valtiokonttorilaisille kuin sihteereille.

Perehdytysopasta alettiin tekemään alkuvuodesta 2015 ja viimeinen versio palautettiin helmikuussa 2016.