Digitalisoituva taloushallinnon työympäristö : case Web-työkalun käyttöönotto asiakasyrityksessä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään kvalitatiivisesti digitalisoituvaa taloushallintoa ja sen tuomia muutoksia työympäristöön. Digitalisaatio on siinä vaiheessa, että manuaalisista tiedonsiirroista ja yksinkertaisista työvaiheista halutaan päästä eroon. Tähän ollaan lähitulevaisuudessa kehittämässä erilaisia ohjelmistorobotteja, joiden avulla ihmistyön painopiste voi siirtyä asiantuntija tehtäviin.

Case-osuudessa tarkastellaan asiakasyritykselle suunnitellun protovaiheessa olevan Web-työkalun testikäyttöönottoa. Web-työkalu on suunniteltu kirjanpitokausien sulkemista- ja seuraamista varten. Sen tarkoitus on toimia seurantatyökaluna esimerkiksi esimiehille sekä auttaa organisaation sisäisessä auditoinnissa. Työn tavoitteena oli tutkia, kuinka työkalu toimii ja laatia sen käyttöönoton pohjalta vaatimusmäärittely jatkokehittämistä varten. Vaatimusmäärittely toteutettiin työkalun testaajille eli kuudelle kirjanpitäjälle laadittujen kysymysten pohjalta.

Kyselyn pohjalta käy ilmi muun muassa, että protovaiheessa oleva Web-työkalu koettiin lisää työtä aiheuttavana tekijänä, koska se toimii vielä manuaalisesti. Ohjelman helppokäyttöisyys ja selkeys koettiin puolestaan hyvänä asiana. Testikäytön perusteella todettiin, että Web-työkaluun tulee tehdä pieniä lisäyksiä, jotta se täyttäisi ISA 402 -standardin tuomat vaatimukset ja että kirjausketjun katkeamattomuus olisi aukottomasti todennettavissa. Jotta työkalusta saadaan nykypäivän tarpeita vastaava, sen tulisi toimia automaattisena tiedonkeruujärjestelmänä.

This thesis looks kvalitatively into the digitalizing the financial administation processes and the changes it drives to work environment. Digitalization is currently in phase, where manual data transfer and simple work tasks are going to disappear. To manage this change, different kinds of robot programs are going to be developed in near future. They will help to change the work more towards expert jobs.

The case describes the deployment of a prototype web-tool in the clien company. Web-tool is developed for monitoring and closing accounting periods. Its purpose is to act as a tracking tool for managers and internal audit. The aim of this study was to analyse how the prototype is working and create specifications for the following versions of the tool. Specification was created based on survey questions sent for six accountants who were testing this tool.

The results show that users felt the Web-tool as increasing amount of work, because it acts at this phase fully manually. On the other hand, easy and untroubled user experience was felt as positive. Test usage also shows that the Web-tool still needs small additions to meet the demands of ISA 402 –standard and to verify audit trail. In order to develop a tool for todays demand, it should work as fully automated data acquisition system