KUPPI-toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen ja käyttöohjeiden luominen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi teollisuuden kunnossapitopalveluja tarjoava KP-ServicePartner Oy, joka oli luonut ja ottanut käyttöönsä uuden Kuppi-nimisen toiminnanohjausjärjestelmän ja ensisijaisesti tarvitsi tälle järjestelmälle yhtenäiset, uuden käyttäjän näkökulmasta luodut käyttöohjeet. Järjestelmän laajuuden vuoksi projekti rajattiin sisältämään vain työnhallintaan, asiakkuuksiin ja laskutukseen liittyvät yrityksen ydintoiminnot. Työn toiseksi osuudeksi sovittiin järjestelmään liittyvien käyttökokemuksien kerääminen ja analysointi parannusmahdollisuuksien etsimiseksi.

Projekti aloitettiin tutustumalla kyseiseen toiminnanohjausjärjestelmään ja perehtymällä yleisesti ERP-järjestelmien käyttöprosesseihin, käytettävyyteen, laadunjohtamiseen ja asiallisen käyttäjädokumentaatioon liittyviin teorioihin. Käyttöohjeiden luomisprosessi jatkui koko projektin ajan edeten yksittäisten toimintojen kuvaamisesta yleisemmän tason järjestelmän taustalogiikoihin ja järjestelmän käyttötarpeen perustelemiseen.

Käyttöohjeiden luomisprosessin alkuvaiheessa suoritettiin myös käytettävyystutkimus Kuppi-järjestelmään liittyen. Yhteensä 12:lta yrityksen työntekijältä kysyttiin heidän kokemuksiaan liittyen järjestelmän käyttötapoihin, käyttömukavuuteen, sekä parannusehdotuksiin. Järjestelmä koettiin yleisesti ottaen melko hyväksi, mutta jatkuvan parantamisen ja järjestelmällisen laadunhallinnan toteutuminen on järjestelmän jatkuvan hyödyllisyyden ja ajanmukaisuuden kannalta tärkeää. Käyttöohjeistus mainittiin tärkeäksi osaksi onnistunutta laadunhallintaa.

Lopulta sekä käyttöohjeistus että kyselytutkimus saatiin suoritettua hyvin tuloksin. Lopputuloksina voitiin todeta, että Kuppi-järjestelmän hankinta, toteutus ja käyttöönotto ovat onnistuneet ja järjestelmä vastaa yrityksen nykyisiin tarpeisiin. Hyvän järjestelmän muokattavuuden ja käyttäjien asenneilmaston vuoksi järjestelmällä on hyvät edellytyksen toimia myös tulevaisuudessa.

The employer of this thesis was a Finnish company KP-ServicePartner Oy, which has specialized in industrial maintenance services. The company had developed and implemented a new ERP-system called Kuppi and the purpose of this thesis was to create a standardized instruction manual for the use of the system from the perspective of a new user. Due to the wide scale of the system this thesis was limited to involve only the core elements, such as work management, customer information and invoicing. The secondary goal of the project was to research the user experiences of the system.

The project was started by getting to know the said ERP-system first hand as well familiarizing oneself with the general using processes, usability and quality management theories of ERP-systems in general and also studying the basics of creating a formal instruction manual. The manual creation process continued thorough the entire timespan of the project, starting from describing single actions and then progressing to the higher level internal database logics and to explaining the importance of the system and the appropriate use of it.

In addition, toward the beginning of the manual creation process, a usability survey was performed regarding the Kuppi-system. In total twelve employees from different hierarchy levels were interviewed about the usage of the system, the pleasance of use as well as improvement suggestions. The results showed that in general the system is considered fairly good, but in future it’s vital to ensure continued improvement and systematic quality control. Instruction manual was mentioned to be a big part of successful quality control.

In the end both the instruction manual and the survey were completed with satisfying results. In summary the development and execution of Kuppi-system have succeeded well and the use of system is justified in the current business environment. And because of the complete modifiability and positive attitude amongst the user base the system has solid foundations to work in the future as well.