Verkkolaskuihin siirtyminen : Case HahkaWay Oy

Abstract

Opinnäytetyössä tarkasteltiin verkkolaskutusta ja sen palvelutarjontaa yrityksen näkökulmasta. Tavoitteena oli kehittää yrityksen HahkaWay Oy laskuprosesseja verkkolaskutuksen avulla ja löytää paras tapa toteuttaa siirtymä. Työssä käsiteltiin verkkolaskutuksen vaikutusta likviditeettihallintoon sekä verkkolaskutuksen avainasioita ja palvelutarjontaa, jotta selvitettäisiin sopivin yhteistyökumppani ja luotaisiin malli valintaprosessin toteutukselle.

Opinnäytetyö toteutettiin projektimaisena tapaustutkimuksena. Aineistoa kerättiin kirjallisten lähteiden lisäksi Internetistä ja kehittämistyön kohdalla erityisesti sähköpostikyselyillä ja haastatteluilla. Empirian yhteydessä järjestettiin myös tarjous-pyyntökierros. Kehittämisprojektin lopputuloksesta voitiin päätellä, että kun yritys päättää perustellusti palveluntarjoajan valintakriteereistä, valintatilanne yksinkertaistui huomattavasti. HahkaWay Oy:llä oli lopussa vaihtoehtoina kaksi ohjelmistotalojen sovellusvuokrauspalvelua, joista toinen tarjosi kaikki haetut palvelut.

Verkkolaskut soveltuivat parhaiten integroituun toiminnanohjausjärjestelmään. Ne otettiinkin ensin käyttöön suurissa yrityksissä. Sovellusvuokrauksen myötä aikaisemmin suuriakin investointeja vaatineet järjestelmät tulivat yhdeksi vaihtoehdoksi myös pienien yritysten ulottuville. Verkkolaskujen lopullista läpimurtoa oltiin odoteltu jo pitkään ja yhä useammat asiakkaat olivat alkaneet vaatia niitä saadakseen täyden hyödyn irti omista järjestelmistään.

This thesis focused on e-invoicing and the supply of services from the company’s point of view. The aim was to develop invoicing processes of HahkaWay Oy by e-invoicing and to find the best means for the transition. The thesis contained sub-jects as the influence of e-invoicing on short term financial management, key is-sues in e-invoicing, and the supply of services, in order to find the best partner and to create a model for the selection process.

The thesis was conducted as project-oriented case study. Other than literary sources, the material was collected from the Internet and concerning the develop-ment project, especially through email inquiries and interviews. Offer requests were sent in connection with the empirical part. From the outcome of the develop-ment project it could be seen that when a company decides on justifiable selection criteria the situation became remarkably simpler. In the end HahkaWay had two options of software houses offering Application Service Provision, only one of them offering all requested services.

The best way to apply e-invoicing was within an integrated Enterprise Resource Planning system, so it was introduced in major companies. Through Application Service Provision the systems which earlier required even massive investments became an option for small enterprises as well. The final breakthrough of e-invoicing had been long-awaited and more often customers began to require it in order to gain full benefit of their own systems.