Seinäjoen koulutuskuntayhtymän tietoteknisten laitteiden hankintaprosessien analysointi

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on analysoida tietoteknisten hankintaprosessien ny-kytila ja tutkia hankintaprosessien kehittämisvaihtoehtoja Seinäjoen koulutuskun-tayhtymässä. Ensimmäisenä tavoitteena on selvittää tietoteknisten laitteiden han-kintaprosessien nykytila. Toinen tavoite on arvioida tietoteknisten laitteiden hankin-taprosessien kehittämisvaihtoehtoja. Kolmantena tavoitteena on esittää tietotek-nisten laitteiden hankintaprosessin kehittämissuunnitelma Seinäjoen koulutuskun-tayhtymälle. Teoriaosuudessa käsitellään yleisesti hankintaprosesseja julkisissa hankinnoissa, käydään lävitse puitesopimukset ja sähköisen kaupankäynnin perusteet sekä kauppapaikkojen eri tasot.

Opinnäytetyössä on käytetty kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäjäkyselyn toteutuksessa ja analysoinnissa. Hankintaprosessin kehittämisvaihtoehtoja arvioi-tiin SWOT-analyysin avulla. Kyselylomakkeet osoitettiin Seinäjoen koulutuskuntayhtymän atk-henkilöstölle. Saatujen vastauksien perusteella saatiin selville nykyisten Seinäjoen koulutuskun-tayhtymässä olevien kauppapaikkojen nykytila.

SWOT-analyysillä verrataan hankintaprosessien kehittämisvaihtoehtoja toisiinsa. Nämä vaihtoehdot ovat: hankintaportaali, Microsoft Office SharePoint Server 2007 kautta tapahtuva hankinta, sähköpostin kautta tapahtuva hankinta ja valmisverkkokauppa Workspace. Analyysistä saatujen tulosten vertailun perusteella hankintaprosessiksi ehdotetaan hankintaportaalia, jonka avulla voidaan helpottaa ja tehostaa tietoteknistenlaitteiden hankintaprosessia.

The main purpose of this thesis is to analyze present state of the purchasing processes of information technology equipment and to examine alternative devel-opment methods of purchasing processes for Seinäjoki Joint Municipal Authority for Education. A secondary aim is to offer a development plan for these purchas-ing processes.

The theoretical background describes the purchasing processes of the public sector in general. Framework contracts and the basics and different levels of e-commerce are also presented. The analysis was carried out as follows: a questionnaire was sent to the IT staff of Seinäjoki Joint Municipal Authority for Education in order to find out the current state of e-commerce. A qualitative research method was used for the analysis of the results of the questionnaire. In addition, SWOT- analysis was used for the evaluation of the alternative purchasing processes.

These alternative purchasing processes are: purchasing portal, Microsoft Office Sharepoint Server 2007 email and Workspace. Based on the comparison by SWOT-analysis a purchasing portal appears to be the best alternative. The pur-chasing process of information technology equipment can be easier and more effi-cient with the help of a purchasing portal.