Nuorisojärjestön tietohallinnon ja organisaatiokulttuurin kehittäminen
Asikainen, Toni (2016)
Asikainen, Toni
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605025871
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605025871
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä seurattiin paikallisen nuorisojärjestön kehittämistyötä yhden työntekijän ja laajan vapaaehtoisjoukon organisaatiossa. Toimenkuva sijoittui alueellisesti rajatun yhdistyksen ja sen rinnakkaisjärjestöjen toiminnan monipuoliseen tukemiseen. Työtehtäviin kuuluivat ensisijaisesti organisaation hallinnon, talouden ja toiminnan johtaminen sekä tietohallinnon kehittäminen. Lähtöasetelma oli kehittämistyön ja analysoinnin kannalta poikkeuksellinen, sillä työsuhde alkoi samana päivänä, kun opinnäytetyön toteutus aloitettiin.
Opinnäytetyön tarkastelujakso alkoi 1.2.2016 ja päättyi 9.4.2016.
Kehittämistyön menetelmänä käytettiin päiväkirjamerkintöjä, joiden perusteella laadittiin viikkokohtaisia analyyseja hyödyntäen ajankohtaisten työtehtävien edellyttämää teoreettista aineistoa. Portfolioon sisältyy merkintöjen ja analyysien lisäksi kuvaus organisaation luonteesta ja rakenteesta sekä kehittämistyön tuloksena syntyneitä liitteitä. Nuorisojärjestö on organisaatiorakenteeltaan kolmiportainen: paikalliset yhdistykset vastaavat matalan kynnyksen toiminnasta pääasiassa 15-29 -vuotiaille nuorille, alueellinen yhdistys laajemmasta toiminta-alueesta ja valtakunnallinen kattojärjestö tukee edellisiä niiden työssään sekä edustaa koko organisaatiota valtakunnallisissa kysymyksissä.
Tarkastelujakson aikana laadittiin useita jatkuvan toiminnan kuvauksia ja prosessikuvauksia, joiden perusteella ydintoimintojen riippuvuus poikkeustilanteessa vähentyi olennaisesti. Aikaisempaan kokemukseen verrattuna työ edellytti enemmän aloitteellisuutta ja itsenäisyyttä, jolloin työntekijän oman osaamisen todentaminen oli seurantamerkintöjä tehtäessä selkeämpää. Hallinnossa tapahtuneet muutokset turvasivat toiminnan jatkuvuutta ja
vähensivät riippuvuutta tarkastelujakson alun riskikartoituksessa ilmenneistä uhkista. Opinnäytetyön aikana suunniteltiin ja toteutettiin perehdytyskoulutus, jonka tavoitteena oli antaa yhdistystoiminnasta ja kehittämistyöstä riittävän kattava kuva tulevaisuudessa tehtävää toiminnanohjauksen kehittämistä. Kehittämistarpeiden tunnistaminen, niihin reagointi ja järjestelmällinen ratkaisujen etsintä saatiin tarkastelujakson aikana vakiinnutettua osaksi toiminnanjohtajan työtehtäviä. Lisäksi yleiset tietoturvakäytänteet kehittyivät asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja nykytilanteen kuvauksessa todettuihin heikkouksiin pystyttiin puuttumaan.
Opinnäytetyön tarkastelujakso alkoi 1.2.2016 ja päättyi 9.4.2016.
Kehittämistyön menetelmänä käytettiin päiväkirjamerkintöjä, joiden perusteella laadittiin viikkokohtaisia analyyseja hyödyntäen ajankohtaisten työtehtävien edellyttämää teoreettista aineistoa. Portfolioon sisältyy merkintöjen ja analyysien lisäksi kuvaus organisaation luonteesta ja rakenteesta sekä kehittämistyön tuloksena syntyneitä liitteitä. Nuorisojärjestö on organisaatiorakenteeltaan kolmiportainen: paikalliset yhdistykset vastaavat matalan kynnyksen toiminnasta pääasiassa 15-29 -vuotiaille nuorille, alueellinen yhdistys laajemmasta toiminta-alueesta ja valtakunnallinen kattojärjestö tukee edellisiä niiden työssään sekä edustaa koko organisaatiota valtakunnallisissa kysymyksissä.
Tarkastelujakson aikana laadittiin useita jatkuvan toiminnan kuvauksia ja prosessikuvauksia, joiden perusteella ydintoimintojen riippuvuus poikkeustilanteessa vähentyi olennaisesti. Aikaisempaan kokemukseen verrattuna työ edellytti enemmän aloitteellisuutta ja itsenäisyyttä, jolloin työntekijän oman osaamisen todentaminen oli seurantamerkintöjä tehtäessä selkeämpää. Hallinnossa tapahtuneet muutokset turvasivat toiminnan jatkuvuutta ja
vähensivät riippuvuutta tarkastelujakson alun riskikartoituksessa ilmenneistä uhkista. Opinnäytetyön aikana suunniteltiin ja toteutettiin perehdytyskoulutus, jonka tavoitteena oli antaa yhdistystoiminnasta ja kehittämistyöstä riittävän kattava kuva tulevaisuudessa tehtävää toiminnanohjauksen kehittämistä. Kehittämistarpeiden tunnistaminen, niihin reagointi ja järjestelmällinen ratkaisujen etsintä saatiin tarkastelujakson aikana vakiinnutettua osaksi toiminnanjohtajan työtehtäviä. Lisäksi yleiset tietoturvakäytänteet kehittyivät asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja nykytilanteen kuvauksessa todettuihin heikkouksiin pystyttiin puuttumaan.