Updating Management Systems of SME’s, Regarding Legislative and Normative Changes

Abstract

The goal of this thesis is to reflect on the management system in use by Flexipack Oy, a company of about 30 employees that produces high-tech barrier films for the food industry. The management system in use is critically assessed, to identify issues and problems. Management systems at small or medium sized enterprises can be updated, through the use of interviews and qualitative content analysis. Key elements of international standards are recognized, upon which the interviews at Flexipack were based. The personnel at Flexipack was interviewed regarding the management system in place. A total of twelve interviews were conducted. The questions asked were open structured to encourage discussions. The results of this thesis shows that the management system is functional, however some weaknesses and issues where observed. Through thorough analysis of the interviews, suggestions for continuous improvement were made. On Flexipacks request, their list of legislation was updated.

Syftet med detta ingenjörsarbete är att reflektera över ledningssystemet som används av Flexipack Ab, ett företag med cirka 30 arbetstagare, som producerar högteknologiska barriärfilmer för livsmedelsindustrin. Ledningssystemet som används utvärderas kritiskt för att identifiera fel eller problem. Ledningssystem vid små och medelstora företag kan uppdateras genom intervjuer och kvalitativ innehållsanalys. Intervjuerna vid Flexipack baserar sig på huvudprinciper i internationella standarder. Personalen vid Flexipack intervjuades kring det använda ledningssystemet. Totalt genomfördes tolv intervjuer. Frågorna som ställdes var öppna för att uppmuntra till diskussion. Resultaten visar att ledningssystemet är funktionellt, dock upptäcktes brister. Genom noggrann analys av intervjuerna gjordes förslag till förbättring. På begäran av Flexipack uppdaterades också deras lista över lagstiftning.

Tämän insinöörityön tarkoituksena on kuvailla käytössä olevaa johtamisjärjestelmää Flexipack Oy:llä, yritys jolla on noin 30 työntekijää, joka tuottaa korkeateknoloogisia kalvoja elintarviketeollisuudelle. Johtamis-järjestelmää arvioidaan kriittisesti, virheiden ja ongelmien löytämiseksi. Johtamisjärjestelmä pienessä tai keskikokoisessa yrityksessä voidaan päivittää haastattelujen ja kvalitatiivisten analyysien avulla. Haastattelut rakentuvat Kansainvälisten standardien perusperiaatteiden pohjalle. Flexipackin henkilökuntaa haastateltiin käyttämästään johtamisjärjestelmästä. Yhteensä tehtiin kaksitoista haastattelua. Kysymykset ovat laadittu avoimesti tarkoituksena rohkaisemaan keskusteluun. Tulokset näyttävät että johtamisjärjestelmä on toimiva mutta kehittämiskohteita löydettiin. Haastattelujen tarkan analyysin jälkeen, esiteltiin parannussuosituksia. Flexipackin pyynnöstä myös heidän käyttämänsä listaa lainsäädännöstä päivitettiin.