Projektin hankintatoimiston dokumenttihallinta

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin investointiprojektin hankintatoimiston dokumenttihallintaa. Tutkimuksessa tehtiin selvitys hankintatoimiston nykytilasta, jonka perusteella tehtiin päätelmiä dokumenttihallinnan jatkotoimenpiteistä. Työhön liittyy kirjallisuustutkimus, jonka avulla selvitettiin työn aihepiirin yleistä perustaa. Oman luvun muodostaa työn kohteessa noudatettavan dokumenttihallinnan ohjeiston kuvaus. Aineisto hankintatoimiston nykytilasta kerättiin kyselylomakkeiden avulla ja haastatteluin, joihin osallistui hankintatoimiston henkilöstö. Hankintatoimiston henkilöstön keskuudessa käytettiin paljon eri tietojärjestelmiä. Dokumenttihallintaan käytettiin sekä palvelimen hakemistorakennetta että dokumenttien hallintajärjestelmää (DMS). Tutkimuksen mukaan toimiston henkilöstö koki tarvetta syvällisempään opastukseen dokumenttihallinnassa, saadusta perusperehdytyksestä huolimatta. Hankintatoimistossa kuitenkin tiedettiin, mihin toimintoihin kahta edellä mainittua tietojärjestelmää tuli käyttää. Työn tuloksena kirjattiin hankintatoimiston dokumenttihallinnan tehostamisen keinoja. Työn tulokset ja kehitysehdotukset koettiin toimistossa hyödyllisiksi.

The study was commissioned by Teollisuuden Voima Oy, a major producer of electrical energy in Finland. The aim of this study was to examine document management in the purchasing office of an ongoing investment project. The data were gathered partly from literature, partly by conducting inquiries and interviews. Relevant literature and the company’s own regulation material dealing with document management was examined. The personnel of the purchasing office were interviewed to find out their opinions on the document management in their office. Also inquiries were conducted besides interviews. Among the personnel a number of various data processing systems were used for document handling. The directory tree of the user server as well a dedicated document management system (DMS) was used in document management. According to the study, in the purchasing office there was need for deeper guidance in document management. However, the purpose of the use of these two above-mentioned data management systems was commonly known in the purchasing office. The results of the study indicate that the document management in the purchasing office could still be further rationalized and improved.