M-Files projektinhallinnan työkaluna

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Pesmel Oy:lle keväällä 2016. Yrityksellä on pitkällinen kokemus projektityyppisestä toiminnasta ja toimeksiannon taustalla oli tarve tehostaa ja selkeyttää projektinhallintaa yrityksessä. Yritys oli jo aikaisemmin valinnut tulevaksi projektinhallintajärjestelmäkseen M-Files-ohjelmiston. Työn tavoitteena oli luoda M-Filesiin projektinhallinnan kannalta oleellisia tieto näkymiä. Lisäksi tarkoituksena oli tuoda aikaisemmat projektinhallinnan Excel-taulukot M-Filesiin siten, että ne vastaavat käyttötavaltaan perinteistä taulukkoa.

Yritysten operatiivinen toiminta painottuu yleensä tavallisten Word- ja Excel-tiedostojen varaan. Kun samaa tiedostoa käyttää tai päivittää useampi henkilö, on aina mahdollisuus, että tieto oleellisesta muutoksesta ei välity kaikille tiedostoa käyttäville henkilöille. Myös tiedostojen etsiminen ja hallitseminen normaalissa kansiorakenteessa on melko työlästä, koska tiedosto sijaitsee yleensä vain yhdessä paikassa. M-Filesin avulla luodaan käyttäjän tarpeita vastaavia näkymiä, jolloin halutut tiedostot suodatetaan näkymään riippumatta niiden sijainnista.

Työn alussa tutustuttiin yrityksen projektinhallintaan ja siihen kuuluviin vaiheisiin. Ohjelmiston tuntemusta syvennettiin M-Files-koulutuksella. Lisäksi työssä käytiin läpi projektinhallintaan liittyvää teoriaa.

Perustiedon omaksumisen jälkeen aloitettiin näkymien suunnittelu ja tässä huomioitiin jokaisen projektiin osallistuvan osaston tarpeet. Tarvittavia tietoja näkymien luomiseksi kerättiin osastojen päälliköiltä. Työn lopussa kerrotaan tarkemmin aikaan saaduista tuloksista ja niiden eduista.

The thesis was made for Pesmel Oy in spring 2016. The company has a long experience of project type operation. The background of the assignment was a need to intensify and clarify project management in the company. The company had chosen the M-Files software as a future project management system. The objective of the thesis was to create information views to M-Files software which are essential from the point of view of the project management. Furthermore, the purpose was to bring the earlier Excel tables of the project management to M-Files so they would correspond to the table with traditional use.

The operative operation of companies is usually emphasized on ordinary Word and Excel files. When more persons use the same file or update it, there will always be a possibility that the information about the essential change is not conveyed to all the persons who use the file. Finding and controlling those files in a normal folder structure is fairly difficult because the file is usually located only in one place. With M-Files the objective is to create views which correspond to the user's needs in which case the desired files are filtered to the view irrespective of their location.

At the beginning of the thesis with the project management of the company was researched. The knowledge of the software was deepened with tutoring which was arranged by M-Files. Furthermore, a theory related to the project management was studied in the work.

After learning basic information the planning of views was begun and the attention was paid to the needs of every department which participated in the project. The necessary information for the creation of views was gathered from the heads of departments. At the end of the thesis the achieved results and their advantages were discussed in more detail.