Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto ja testaus tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Larsen & Kolehmainen Accounting Oy Ltd. Opinnäytetyön teossa käytettiin kvalitatiivisen tutkimuksen menetelmiä. Tietoa kerättiin teemahaastattelujen ja osallistuvan havainnoinnin avulla. Tutkimuksessa haastateltiin yrityksen toimitusjohtajaa ja kahta kirjanpitäjää, jotka olivat testanneet ja käyttäneet sähköisiä taloushallintopalveluita työssään. Osallistuva havainnointi tapahtui liiketalouden opintoihin sisältyvän työharjoittelun aikana tilitoimistossa. Opinnäytetyön aihe on ajankohtainen ja se tulee vaikuttamaan tulevaisuudessa moniin taloushallinnon työtehtäviin.

Opinnäytetyössä käytiin läpi, miten sähköinen taloushallinto on toteutettu tilitoimistossa. Tutkimuksessa selvitettiin, mistä syistä tilitoimisto on ottanut käyttöön sähköisen taloushallinnon ja mitä etuja sillä on saavutettu. Tutkimuksessa selvitettiin myös, mitä ongelmia sähköisen taloushallinnon käyttöönoton ja testauksen aikana on ilmennyt. Lisäksi tutkittiin sähköisen taloushallinnon tulevaisuutta tilitoimistossa ja sen aiheuttamia muutoksia käyttöönotto- ja testausvaiheen jälkeen. Tutkimuksessa selvitettiin myös, mitä etuja tilitoimiston asiakasyritykset saavat siirtyessään sähköiseen taloushallintoon.

Tilitoimisto otti käyttöön sähköisen taloushallinnon, koska halusi kehittää liiketoimintaansa. Sähköisellä taloushallinnolla nopeutetaan kirjanpidon tekoa, jolloin kirjanpitäjälle jää enemmän aikaa keskittyä yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Käyttöönotto- ja testausvaiheessa ongelmat ovat usein teknisiä. Ohjelmien käytön opettelu vaatii aikaa ja paneutumista. Ajan puute kuitenkin hidastaa prosessia ja rutiinia ei pääse syntymään. Tulevaisuudessa tilitoimiston työnjako ja toimintatavat tulevat muuttumaan. Toimintojen avulla asiakasyritykset saavat ajantasaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Lisäksi yritys pääsee eroon laskujen käsittelystä.

Tutkimuksen tulokset kuvaavat tilannetta tilitoimistossa tällä hetkellä. Sähköisen taloushallinnon kehitystyö edistyy tilitoimistossa koko ajan, mikä vaikuttaa tutkimuksen tulosten käytettävyyteen.

The bachelor’s thesis was assigned by Larsen & Kolehmainen Accounting Oy Ltd. The study was conducted by using a qualitative research approach. Data collection for the empiric section was based on interviews of the company`s managing director and two accountants. They all had used electronic accounting in their work. Participative observation was also used during practical training in the accounting company. The subject of the bachelor thesis was topical. In future electronic accounting will affect tasks within financial administration.

The bachelor`s thesis describes how electronic accounting was implemented in the accounting company. The study defines why the accounting company introduced electronic accounting and what advantages were achieved through it and what kind of problems were faced during the implementation and testing period. In addition, the study aimed to shed light on the future of electronic accounting in the company and the changes it brought about in daily work. Another aim was to study the advantages of electronic accounting to client companies.

The accounting company introduced electronic accounting because the company wanted to develop its business operations. With the help of electronic accounting speeds up bookkeeping giving the accountants more time to concentrate on the client company’s financial situation. Complications in electronic accounting are often technical. Learning new programs takes time and commitment. Lack of time can slow down the learning process and the formation of new routines. In future there will be changes in the distribution of work and operational modes. The clients will get up-to-date information and electronic accounting will facilitate invoice processing.

The results of the study describe the present situation in the company. Development work related to electronic accounting is going on and therefore further studies might be needed later.