Sähköisen huoltokirjan käyttöönotto

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa Riihimäen kaupungin sähköisen huoltokirjan sisällön nykyinen tila, toteuttaa sähköisen huoltokirjan käyttöönotto, laatia huoltokirjaohje kaupungin rakennushankkeiden suunnittelijoille ja urakoitsijoille sekä rakentaa pilottikohteet sähköiseen huoltokirjaan Teknisen keskuksen henkilöstön tarpeiden mukaan.

Tutkimuksen edetessä havaittiin, että Riihimäen kaupungilla ei ole ollut käytössään luovutusdokumentointikäytäntöä, joten tutkimuksen yhteydessä kaupungille laadittiin dokumentin hallintaohje. Huoltokirjaohjeen laadinnan myötä rakennushankkeiden suunnittelijoille ja urakoitsijoille tulleet lisävastuut päivitettiin sopimusasiakirjamalleihin. Sähköisen huoltokirjan käyttöönottoa varten eri käyttäjäryhmien huoltokirjatarpeita tutkittiin, minkä jälkeen ryhmille järjestettiin räätälöityjä huoltokirjakoulutuksia.

Suoritetussa tutkimuksessa sovellettiin toiminta-analyyttistä tutkimusotetta. Aineistoa ja materiaalia kerättiin osallistumalla toimintaan, tutustumalla henkilöstöön haastatteluiden avulla sekä tutustumalla aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen ja yrityksen itse tuottamaan materiaaliin. Sähköisen huoltokirjan rakentamiseen ja käyttöönottoon osallistui asiantuntijoita niin kaupungin omasta organisaatiosta kuin kaupungin rakennushankkeista.

Tutkimuksen tuloksena saatiin valmiiksi huoltokirjaohje, dokumentin hallintaohje ja sopimusasiakirjamallit. Sähköiseen huoltokirjaan rakennettiin pilottikohteet ja huoltokirja otettiin käyttöön eri osa-alueilla. Tutkimuksen aikana tuotettu materiaali koottiin yhteen sähköisen huoltokirjan ylläpidosta vastaaville henkilöille. Henkilöstöllä on valmiudet käyttää ja ylläpitää sähköistä huoltokirjaa sekä huoltokirjakoordinaattorilla on valmius ohjata huoltokirjan täydentämistä rakennushankkeissa. Jatkon kannalta haasteellista tulee olemaan sähköisen huoltokirjan ylläpito ja päivittäminen sekä ohjelmaan vähitellen tarpeellisen sisällön tuottaminen

The aim of the study was to examine the current state of an electronic service manual in the town of Riihimäki, to introduce the manual and to draw up instructions for planners and contractors of the town. Another aim was to build pilot objects in the service manual according to the needs of personnel in Technical Centres.

During the study it was discovered that the town of Riihimäki did not have a document assignment directive so instructions for documentation control were drawn up. As a consequence of the new instructions the new responsibilities for planners and contractors were also updated. For the implementation of the electronic service manual the needs of different user groups were surveyed after which tailored training was organised for these groups.

In the study the action-analytic research approach was used. Material for the study was collected by participating in daily activities, interviewing the personnel and studying the general literature of the field and company’s publications. Experts from the town’s own organisation and building projects participated in creating and implementing the electronic service manual.

As a result of the study the service manual and documentation control instructions were completed and contract documents were updated. Pilot objects were built in the electronic service manual and the service manual was introduced in different functions. The material produced during the study was compiled for people in charge of maintaining the electronic service manual. Personnel have a readiness to use and maintain the electronic service manual. The service manual coordinator has the ability to supplement the service manual in construction projects. In the future it might be challenging to sustain the achieved level of performance, continue continuous improvement and implement required changes to in the system.