Henkilöstön osallistaminen muutokseen : case Helsingin kaupungin rakennusvirasto

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään Helsingin kaupungin rakennusviraston henkilöstön osallistamista vuoden 2015 toimitilamuuttoon. Koko henkilöstöä koskeva toimitilamuutto oli rakennusviraston ensimmäinen ja sen vuoksi tärkeä tutkimuskohde. Viisi Helsingin kaupungin teknisen sektorin virastoa on muuttamassa samaan toimitilaan vuonna 2020, ja tästä muutosprojektista käytetään nimeä tekvi. Tämän opinnäytetyön tutkimustulokset otetaan huomioon tekvi-projektiin osallistamista suunniteltaessa.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää henkilöstön osallistumista muutosta tukeviin yhteiskehittämisen menetelmiin sekä arvioida menetelmien onnistumista. Henkilöstöä haluttiin osallistaa muutokseen monipuolisesti, ja palautteenkeruu tekvin yhteydessä tapahtuvan osallistamisen kehittämiselle on oleellista. Opinnäytetyöstä haluttiin kuitenkin rajata ulkopuolelle varsinaisen muutoksen onnistumisen arviointi.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Tutkimusaineisto kerättiin käyttäen puolistrukturoituja haastatteluja, joiden pohja-aineistona käytettiin työympäristökyselyä. Haastateltavat valittiin tasapuolisesti jokaiselta osastolta, eikä haastateltavia esitellä opinnäytetyössä nimeltä. Työympäristökysely tehtiin syyskuussa 2015, ja haastattelut suoritettiin maaliskuussa 2016.

Haastattelujen perusteella huomattiin, että ihmisten tarve muutoksessa tukemiseen ja muutokseen osallistumiseen oli hyvin vaihteleva. Tarpeeseen vaikutti selkeästi henkilön oma muutosvalmius ja -myönteisyys. Kaikille sopivaa osallistamisen keinoa ei ole, ja sen vuoksi osallistamissuunnitelma kannattaa tehdä mahdollisimman monipuoliseksi, jotta jokaiselle löytyisi sopiva menetelmä. Erityisen tärkeäksi muutoksessa tukemisessa nousi yksittäisten osallistamisen menetelmien lisäksi esimiestyö ja muutosviestintä.

Kehittämisehdotuksissa annetaan suosituksia, joilla parantaa osallistamista tekvi-muutoksen yhteydessä. Henkilöstön osallistaminen muutokseen on erittäin suositeltavaa muutokseen sitoutumisen kannalta, ja tämän vuoksi rakennusviraston hyvät ja kehittämistä kaipaavat kokemukset on syytä ottaa huomioon.

This thesis covers the involvement methods of the city of Helsinki’s public work department’s office relocation. The relocation of the employees took place for the first time and therefore it is an important subject to study. Five technical departments of the city of Helsinki will be relocated to a shared office in 2020. This change project is called tekvi. The results of this thesis will be studied while planning the involvement of employees in the tekvi project.

The purpose of this thesis is to examine the ways of personnel involving methods during the re-location process and to evaluate their success. Management wanted the personnel to be in-volved in the moving process in various ways and hoped to get feedback for the upcoming tekvi project. However, this thesis does not include success evaluation of the actual relocation process.

Qualitative research was chosen as the research method. The study base was collected using half-structured interviews that were based on work environment inquiry. The interviewees were chosen equally from every department and they will not be introduced in this thesis by name. The work environment inquiry was done in September 2015 and the interviews took place in March 2016.

Based on the interviews it was noticed that people’s need for change support and involvement in change varied a lot. The need was clearly effected by each person’s own ability to change and positivity about it. There is no involving method that would suit to everyone. It is important to make the involving plan as diverse as possible in such a way that a suitable method can be found for everyone. Leadership and change communication had an especially important role, in addition to single involving methods.

Developing propositions show recommendations of how to improve involving in tekvi change. It is highly recommended to involve employees in change, as this makes them to commit to it. It is beneficial for future projects to make note of the public work department’s experiences, both the good ones and the ones that need developing.