Palvelutarjottimen rakentaminen TAMKin Tapahtumapalveluille

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja rakentaa Tampereen ammattikorkeakoulun Tapahtumapalveluille työkaluksi käyttöön tuleva palvelutarjotin, josta TAMKissa työskentelevälle tai opiskelevalle taholle selviää Tapahtumapalveluiden tarjoamat palvelut tapahtuman järjestämisessä. Opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa tapahtuman järjestäjän työtä palvelutarjottimen avulla koko tapahtuman prosessin aikana. Tavoitteena oli myös saada palvelutarjottimen avulla tapahtuman järjestäjä itseohjautuvammin liikkeelle tapahtuman suunnitteluvaiheesta lähtien. Näin pyrittiin lisäämään yleistä tietoisuutta Tapahtumapalveluista ja sen tarjoamista palveluista TAMKin tahojen keskuudessa. Tapahtumat rajattiin koskemaan TAMKin tiloissa pidettäviä tapahtumia.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä kuvataan tapahtumien ominaisuuksia, projektimaisuutta ja kolmivaiheista prosessia sekä esitellään muutama Tapahtumapalveluille tyypillinen tapahtumalaji. Lisäksi tarkastellaan tapahtumatiimin, tapahtumakoordinoinnin ja tapahtumaviestinnän piirteitä. Kehittämistyössä hyödynnettiin case-esimerkin AMK-päivät 2015 -tapahtumassa käytettyä tehtävälistaa. Kehittämistyön tutkimusaineistona käytettiin laadullista tutkimusta, jossa aineistoa kerättiin haastattelemalla kahdeksaa eri TAMKin henkilökuntaan kuuluvaa työntekijää useasta eri yksiköstä.

Haastattelun tuloksista saatiin selville tärkeitä tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen liittyviä tehtäviä ja muistettavia asioita. Lisäksi haastateltavat toivat esille TAMKin yksiköitä, joiden kanssa olisi hyvä tehdä yhteistyötä tapahtumissa. Muutama haastateltava kertoi tärkeitä strategiaan ja prosesseihin liittyviä tekijöitä, joita on otettava huomioon katsoessa kaikkia tapahtumia yhtenä kokonaisuutena. Osalle haastateltavista Tapahtumapalvelut oli melko uutena yksikkönä vieras, joten heillä ei ollut etukäteistietoa Tapahtumapalveluiden roolista ja tarkoituksesta.

Kehittämistyön ja teoreettisen viitekehyksen pohjalta Tapahtumapalveluille rakennettiin palvelutarjotin työkaluksi tapahtuman järjestäjälle sekä selkeyttämään, mitä palveluita Tapahtumapalveluilta minimissään saa.

The purpose of this thesis was to design and build a service tray to be used as a tool for Event Services of Tampere University of Applied Sciences (TAMK). The service tray was planned to inform the students or employees of TAMK who organize events of the services available by Event Services. The aim of this thesis was to facilitate the work of the event organizers throughout the whole event process with the help of the service tray. The aim was also to enable the event organizer to proceed more unprompted from the event planning stage onwards. These measures were taken to raise public awareness of Event Services and its range of services among the parties of TAMK. The events were limited to concern the ones held in TAMK premises.

The theoretical framework of the thesis describes the features, project-like structure and three-phased process of the events, and introduces some events typical of Event Services. In addition, the features of the event team, coordination and communication are being viewed. The development work of the thesis utilized the to-do list that was used in the case event AMK-päivät 2015 (UAS Days). The research material used for the development work was a qualitative survey where the material was collected by inter-viewing eight employees of TAMK, all from different units.

The interviews revealed some important tasks and considerations related to the planning and implementation of events. The interviewees also brought out important units of TAMK to cooperate with when organizing events. Some interviewees mentioned vital strategic and process factors that should be taken into account when seeing all the events as a whole. Some of the interviewees were unfamiliar with Event Services so they had no prior knowledge of its role and purpose in TAMK.

On the basis of the development work and the theoretical framework the service tray was built to serve as a tool for event organizers as well as to clarify what the minimum services are that Event Services provide.