Projektiraportoinnin kehittäminen
Niemi, Jari (2016)
Niemi, Jari
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605157855
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605157855
Tiivistelmä
Rakennusteollisuudessa toimitukset työmaalle ovat usein projekteja. Laajoissa toimituksissa suunnittelu, tuotanto ja asennus ovat toimittajan hallinnassa. Tehokas projektien johtaminen vaatii yhteiset työkalut projektin kaikkien osa-alueiden etenemisen seurantaan ja ohjaukseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää projektiraportoinnin tarpeet ja suunnitella toimivat raportointityökalujen prototyypit.
Projektiraportoinnin tarpeita selvitettiin ensin haastattelututkimuksella. Siinä haastateltiin projektiryhmän vastuuhenkilöitä ja kartoitettiin kuka raportoi kenelle, mitä raportin tulisi sisältää, mistä tarvittavat tiedot saadaan ja miten usein raportointi tulisi tehdä. Tuloksien perusteella suunniteltiin osaprojektien raporttien prototyypit, joita testattiin ja kehitettiin työpajoissa loppukäyttäjien kanssa. Kehitystyö tehtiin käyttäjäkeskeisen suunnittelun keinoin ja raportit muokkautuivat vähitellen käyttäjien haluamaan muotoon. Osaprojektien raporteista tiedot siirrettiin koko projektin raporttiin.
Raportti on projektin seurannan tulos. Seurantaa ei voi tehdä ilman riittävän tarkkoja suunnitelmia projektin kaikkien osa-alueiden etenemisestä. Raporttien prototyypeistä muodostuikin suunnittelun ja seurannan työkaluja, joiden lopputuloksena saatiin raportti projektin tilanteesta, aikataulusta ja kustannuksista. Seurannan vaatimat toteumatiedot olivat hajallaan useissa järjestelmissä. Näistä saatuja tietoja täytyi yhdistellä, että saatiin seurannan ja raportoinnin kannalta oleelliset tiedot esiin.
Suunnitelmista tai sopimuksesta poikkeamisen havaitseminen on projektin ohjauksen kannalta tärkeää. Ellei poikkeamia havaita, projekti saattaa edetä väärään suuntaan ja synnyttää turhia kustannuksia. Suunnitelmien laatiminen, seuranta ja jatkuva päivittäminen ovat tärkeä osa projektin hallintaa.
Projektiraportoinnin tarpeita selvitettiin ensin haastattelututkimuksella. Siinä haastateltiin projektiryhmän vastuuhenkilöitä ja kartoitettiin kuka raportoi kenelle, mitä raportin tulisi sisältää, mistä tarvittavat tiedot saadaan ja miten usein raportointi tulisi tehdä. Tuloksien perusteella suunniteltiin osaprojektien raporttien prototyypit, joita testattiin ja kehitettiin työpajoissa loppukäyttäjien kanssa. Kehitystyö tehtiin käyttäjäkeskeisen suunnittelun keinoin ja raportit muokkautuivat vähitellen käyttäjien haluamaan muotoon. Osaprojektien raporteista tiedot siirrettiin koko projektin raporttiin.
Raportti on projektin seurannan tulos. Seurantaa ei voi tehdä ilman riittävän tarkkoja suunnitelmia projektin kaikkien osa-alueiden etenemisestä. Raporttien prototyypeistä muodostuikin suunnittelun ja seurannan työkaluja, joiden lopputuloksena saatiin raportti projektin tilanteesta, aikataulusta ja kustannuksista. Seurannan vaatimat toteumatiedot olivat hajallaan useissa järjestelmissä. Näistä saatuja tietoja täytyi yhdistellä, että saatiin seurannan ja raportoinnin kannalta oleelliset tiedot esiin.
Suunnitelmista tai sopimuksesta poikkeamisen havaitseminen on projektin ohjauksen kannalta tärkeää. Ellei poikkeamia havaita, projekti saattaa edetä väärään suuntaan ja synnyttää turhia kustannuksia. Suunnitelmien laatiminen, seuranta ja jatkuva päivittäminen ovat tärkeä osa projektin hallintaa.