Pienen julkisyhteisön tietohallinto - case opiskelijakunta SAMMAKKO

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kartoitettiin pienen julkisoikeudellisen yhteisön, tässä tapauksessa Satakunnan ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan, tietohallintoa toimeksiannon pohjalta. Samalla dokumentoitiin opiskelijakunnan tietohallinnon käytänteet, menettelytavat ja toimintamallit. Kartoituksessa havaittuihin kehittämiskohteisiin esitettiin kehittämisehdotuksia.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa määriteltiin tietohallinto ja kuvattiin tietotekniikan merkitystä organisaatiolle. Samoin kuvailtiin pääpiirteissään opiskelijakunta toimintaympäristönä. Koska opiskelijakunnassa IT-palveluita on ulkoistettu jonkin verran, luotiin myös katsaus ulkoistamiseen ja erityisesti Google-ympäristöön.

Osana tietohallinnon kokonaiskuvan kartoitusta selvitettiin vuosina 2013 – 2014 toteutetun tietohallintouudistuksen koettuja vaikutuksia haastattelemalla opiskelijakunnan henkilöstöä. Kyseessä oli siis toiminnallinen opinnäytetyö, johon sisältyi tutkimuksellinen elementti eli tietohallintouudistuksen vaikutuksia selvittävä haastattelu.

Tietohallintouudistuksen voidaan sanoa muuttaneen tietohallinnon merkitystä opiskelijakunnassa tukitoiminnosta mahdollistajaksi. Tietohallintouudistuksen kerrottiin tuoneen useita hyötyjä, mutta myös joitakin epäkohtia nostettiin esille. Kokemukset uudistuksesta olivat enimmäkseen positiivisia, eikä uusien järjestelmien käyttöönotossa ollut ilmennyt suuria ongelmia tai muutosvastarintaa.

The purpose of this thesis was to map out and to document practices and procedures of IT management in the Student Union SAMMAKKO. After that the next step was to identify possible development needs and to offer solutions.

The theoretical part of this thesis includes the definition of IT management and describes the meaning and the purpose of IT in an organization. It also contains some basic information about the Student Union and outsourcing, especially the cloud services by Google.

During 2013 and 2014 there was a reform of IT management in the Student Union. Effects of that reform were evaluated as a part of mapping out and documenting the IT management by interviewing the staff of the Student Union. So this is a functional thesis with an exploratory element.

The reform of IT management changed the meaning and the purpose of IT in the Student Union. Before the reform the role of IT was to support operations but after the reform IT enables operations. There were several benefits recognized among the effects of the reform. Experiences of the reform were mainly positive but there were also minor negative effects. Commissioning the new systems went almost without problems or resistance.