Työyhteisön sisäisen viestinnän kehittäminen

Abstract

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa erään laboratorioalan yrityksen sisäisen viestinnän nykytila sekä selvittää, miten sitä voitaisiin kehittää. Tutkimuksen tavoitteena oli siirtyä yrityksessä vuorovaikutteiseen esimies- ja henkilöstöviestintään sekä parantaa työpisteiden toimivuutta vähentämällä tarpeetonta viestintää ja ajantasaistamalla viestintää. Tutkimuksen taustalla oli pitkään alalla toimineen yrityksen organisaatiomuutos pienestä perheyrityksestä osaksi globaalia konsernia. Tutkimus oli laadullinen, ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua, joka suoritettiin kaikille yrityksen työntekijöille ja esimiehelle (n=6). Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin SWOT- ja sisällönanalyysia.

Tutkimuksesta ilmeni työtekijöiden tahto vaikuttaa omaan työhön ja sen kehittämiseen. Tutkimuksesta selvisi viestinnällä olevan suuri merkitys työhön ja siinä suoriutumiseen sekä luottamukseen organisaatiota kohtaan. Tutkimus osoitti, että kohdeyksikön sisäisen viestinnän nykytila oli laadultaan vaihteleva, ja SWOT-analyysin periaatteiden mukaisesti siitä löytyi sekä hyviä että kehitettäviä puolia. Vahvuuksina nähtiin muun muassa kommunikaatiotaidot sekä viestintävalmiudet, ja heikkouksina selkeiden toimintaohjeiden puuttuminen.

Kohdeyksikön sisäisen viestinnän tilasta tehdyn SWOT-analyysin pohjalta laadittiin sisäisen viestinnän kehittämissuunnitelmat. Suunnitelmallisella viestinnällä, sen arvioimisella ja kehittämisellä voidaan merkittävästi parantaa tiedonkulkua niin kohdeyksikön sisällä kuin myös koko organisaatiota koskevissa asioissa. Ratkaisuksi ehdotettiin viestintäkanavien synkronointia kohdeyksikössä toimivaksi järjestelmäksi. Keskustelun lisäämisen, kuten palaverien, kehityskeskusteluiden ja palautteen avulla voidaan lisäksi kasvattaa sekä viestinnän määrää että laatua.

The purpose of this study was to describe the present state of internal communications in a small enterprise, which was recently merged with a major corporation. The aim of this study was to constitute plans to improve internal communications that can assist the work community to increase discussion among employees and between employees and a manager as well.

This thesis was qualitative research and the data were gathered through interviews. Semi-structured interviews were conducted with employees and the manager of the company (n=6). The data were analyzed inductively by the means of SWOT analysis.

The results indicated that in work community there was a strong will to affect to one’s work and its development. The results showed that communications play a significant role in work performing and have and a major effect on trust. The SWOT analysis indicated that internal communications in the company had both positive and negative features. Capability to communicate and skills of using communication channels were seen as strengths, but lack of instructions and guidelines as weaknesses.

The development plan of internal communications was derived from the description of the present state of internal communications. The development plan focused on how to use communication systems and channels and methods of increasing dialogue in work community. The plan suggests that communication channels should be synchronized and more opportunities to open discussion be organized. That could be performed with performance appraisal, meetings and feedback. With open discussion both quality and the amount of communications can be increased.