ULKOISTAMINEN OPPILAITOKSESSA SOPIMUSHALLINNON NÄKÖKULMASTA : Case: Hamk Oy, Mustialan yksikkö

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia sopimushallintoa julkisen hankintayksikön näkökulmasta suhteessa kiinteistöhuollon palveluntarjoajaan. Tavoitteena oli löytää ratkaisumalleja käytännön tekemistä paremmin ohjaavaan, kustannustehokkaaseen sopimushallinnon prosessiin. Tutkimuksen alakysymykset olivat nykyisen sopimushallinnon ongelmakohdat ja niiden syyt, sekä miten prosessia pitäisi muuttaa sen tehostamiseksi.

Työn teoreettisessa osuudessa tarkasteltiin julkisen hankintayksikön ja julkisen hankinnan menettelyjä säätelevää lainsäädäntöä sekä kansallisella että EU-tasolla. Lisäksi perehdyttiin sopimuksen riskienhallintaan. Lähteinä käytettiin lainsäädännön lisäksi oikeuskirjallisuutta ja oikeuskäytäntöä. Lähteitä oli saatavilla runsaasti, joskin työn loppuvaiheille ajoittunut direktiivistä johtuva lainmuutos oli huomioitava myös vanhempia lähteitä käytettäessä.

Empiirisessä osiossa toteutettiin teemahaastattelut, joiden avulla ongelmakohdat saatiin rajattua samalla kun kilpailutusasiakirjoihin ja sopimuksenvalmisteluun saatiin tehokkuutta tuovia elementtejä esimerkiksi valintakriteereiden määrittelyssä.

Keskeiset kehittämiskohteet löytyivät yhtäältä sopimuksen sisällöstä, mutta ennen muuta sen käytännön ohjauksesta. Sisältö oikeudellisine reunaehtoineen tulee olla selkeämmin avainhenkilöiden, mutta kriittisiltä kohdiltaan muunkin henkilöstön tiedossa. Kiinteistöhuollosta tiedottaminen otetaan osaksi henkilöstökokouksia. Sopimuksesta johtuvia, tarkemmin rajattuja vastuita ja niiden täyttämistä tulee valvoa huolellisemmin ja kiinteistöhuollon kanssa toimivien tulee organisoitua järjestelmällisemmin suhteessa palveluntarjoajaan. Prosessi tarvitsee paikallisen päällikön. Tälle uudelleenorganisoitumiselle on luotu vastuumatriisi. Sopimusprosessi voisi jatkossa rakentua mieluummin puitesopimukseen, joka avaisi enemmän mahdollisuuksia reagoida nopeasti muuttuvaan toimintaympäristöön ilman kohtuuttoman suuria lisäkustannuksia. Sopimus täytyy saada kiinteämmäksi osaksi sitä työtä, jota kampuksella päivittäin tehdään.

The subject of this thesis was to study contract management from a public contracting entity´s perspective with relation to the property maintenance contractor. The purpose was to find solutions to a cost-effective contract management process, which would better govern the practice. Secondary issues were to indicate the reasons for any problems in the current contract management and how to improve the internal contract processes.

The theoretical framework focuses on the legislation regulating contracting entities and the procedures within public procurements both on national as well as on the EU-level. Contractual risk management was also covered. The references include legislation, legal literature and legal practice. There were a lot of references at disposal however, law reform in the form of an EU-directive had to be taken into account when using older material.

The empirical study includes theme interviews, which made it possible to outline the targeted areas. They also gave new ideas on how to improve the efficiency of tendering documents and contracts for example in defining selection criteria.

Essential development areas were found not only from the content of the contract, but above all, its controlling effect in practice. The content with its judicial constraints must be mastered by the key personnel, but also be known by other staff members. Informing campus staff about property maintenance will be a part of staff meetings from now on. The responsibilities and the fulfillment thereof should be supervised meticulously and those working with the property maintenance organized systematically. The process needs a local supervisor. A matrix for this reorganization was developed. In the future, contract process could be based on blanket agreement, which would better open opportunities to react to the changing operational environment without unreasonable costs. The contract must be brought into the daily work on campus.