Toteutettavuusselvitys sähköisen allekirjoituksen käyttöönotolle : case Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli pohtia sähköisen allekirjoituksen toteutettavuutta Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä mahdollisimman laaja-alaisesti, alkaen yleisistä perusteista ja päätyen organisaation käytännön askeleisiin kohti sähköistä allekirjoitusta. Erityistä huomiota kiin-nitettiin käyttöönoton kriittisiin kohtiin. Työ rajattiin organisaation johtamiseen ja tukipalveluihin.

Tutkimusmateriaali kerättiin kyselytutkimuksella ja sitä täydennettiin asiantuntijahaastatteluilla. Lisäksi tehtiin tapaustutkimuksia Suomesta, Virosta ja Saksasta. Tutkimusmateriaalia tulkittiin loo-gisen lähestymistavan avulla. Sen pohjalta luotiin käytännön toteutusaskeleisiin johtava analyysike-hikko, jonka pohjalta syntyi luonnostelma sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoprojektille Kaak-kois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä. Käyttöönottoon liittyvistä kriittisistä kohdista laadittiin riskianalyysi.

Työn loppupäätelmänä todetaan, että valmiudet sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoon Kaak-kois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä ovat hyvällä tasolla, ja kiinteänä osana organisaation tiedonhallinnan kehittämistä sen käyttöönotto voidaan tehdä hyvin joustavasti ja kustannustehok-kaasti. Myös ulkoiset tekijät, kuten lainsäädäntö ja julkisen vallan tuki, edistävät tätä kehitystä vah-vasti. Ensimmäisiksi sovellusalueiksi kyselystä nousivat pöytäkirjojen tarkistaminen ja allekirjoituk-set sekä päätökset. Kriittisiä kohtia olivat erityisesti aikataulujen viivästyminen ja käyttötuen organi-sointi.

The aim of this thesis was to discuss the feasibility of the electronic signature in the South-Eastern Finland University of Applied Sciences as broadly as possible, starting from the general principles and ending at practical steps on the way to electronic signature. Especially attention was paid to the introduction of critical control points. The thesis was limited to the management and support ser-vices.

The research material was collected by a questionnaire survey and supplemented with expert in-terviews. In addition, several case studies were make from Finland, Estonia and Germany. This material was interpreted through the logical framework approach. Based on it, an analysis frame-work was developed leading to the practical development steps. These steps constitute a draft for a deployment project of electronic signature in the South-Eastern Finland University of Applied Sci-ences.

The final conclusion of this thesis was that the starting point for the deployment of the electronic signature in the South-Eastern Finland University of Applied Sciences was good level. As integral part of the development of the knowledge management of the organisation the deployment can be made smoothly and in a cost-efficient way. Also external factors, like legislation and the support of the public authorities, promote strongly this development. The study emphasises that was first application areas could be inspecting and signing of the minutes of the meetings as well as deci-sions. Critical points were especially delays in timetables and organising user support.