Ohjeistus sähköpostin ja tietoverkon käytöstä, Case Nab Labs Oy

Abstract

Kun otetaan työnantajan lakisääteinen velvollisuus yhteistoimintamenettelyjen jälkeen tiedottaa sähköpostin ja tietoverkon käytön säännöistä ja lisätään siihen lähes kahdestakymmenestä yrityksestä tai liiketoiminnoista syntynyt konserni, saadaan lopputulokseksi tarve määritellä yhdet yhteiset sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet. Näiden periaatteiden määrittely, ohjeen tekeminen ja käyttöön saattaminen oli tavoite tälle opinnäytetyölle.

Ohjeen sisällölliset lähtökohdat määritteli työn tilaaja. Määrittelyjä voitiin muuttaa, mikäli niihin perustellusti joku toinen ratkaisu katsottiin paremmaksi. Vaikka opinnäytetyö tehtiin työn tilaajan lähtökohdista, on sen teoreettinen perusta sovellettavissa minkä tahansa yrityksen sähköpostin ja tietoverkon käytön määrittelyiden tueksi.

Työn tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen case-tutkimus, jonka teoriaosuus perustui vahvasti lainoppiin eli oikeusdogmatiikkaan. Ensimmäisessä osuudessa tutkittiin teoreettinen perusta ohjeistukselle. Lakien säädökset toimivat etusijaisena perusteluna, mutta huomioon otettiin myös viranomaisten suositukset. Lisäksi asiaa käsiteltiin työnantajan ja työntekijän näkökulmasta sekä tietoturvallisuuden osalta sen perusteella, kun se alkuperäiset sisältömäärittelyt huomioiden katsottiin tarpeelliseksi. Teoreettisten perusteluiden jälkeen ohjeistuksesta laadittiin luonnos osapuolten keskusteltavaksi yhteistoimintaneuvotteluissa.

Neuvotteluissa ohjeluonnos herätti vain vähän keskustelua. Esiin tulleet korjausehdotukset ja lisäys tulivat työnantajan puolelta ja ne sovittiin tehtäväksi ohjeeseen. Korjauksien ja neuvotteluosapuolien sähköpostitse antamien hyväksyntöjen jälkeen ohje tallennettiin laatukäsikirjaan ja se tuli voimaan koko toimeksiantajan konsernissa.

Employers have a statutory responsibility to inform the employees about the regulations regarding the email and data network usage especially after co-operation procedure. In a corporation consisting of nearly 20 individual companies, this requirement clearly creates a need to redefine common regulations for the use of email and joint data network. The purpose of this thesis was to study, analyse and assess these regulations and to redefine and implement new guidelines within the whole corporation.

The content of the guidelines was defined by the employer. However, if a new definition was justifiably found to be better, it was possible to redefine it. Even if this thesis was made for a named corporation, these theoretical findings can be applied for the use of Internet and data network within any other company.

The research was a qualitative case study and the theoretical part of the thesis was based on a legal doctrine. The first part of the study focused on theoretical background that is based on the law but it also takes into account the guidelines given by the authorities. In addition, the topic was viewed from the perspective of the employer, employees, and information security in general, when considered purposeful bearing in mind the initial content definitions. After the theoretical research, a draft guidelines was drawn up and given to all parties to be assessed and discussed in the co-operation negotiations.

In the negotiations, only few questions were raised about the draft by the employer. As a result, some changes were made to the draft. After the approval given by both parties the new guidelines was completed and saved to the quality system. It was adopted within the whole corporation