Tulevaisuuden Intranetin suunnittelu, Case: Helsinki Business College Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli auttaa Helsinki Business College Oy:tä suunnittelemaan uusi intranet käyttäjilleen.

Opinnäytetyössä haastateltiin Helsinki Business Collegen valikoituja henkilöstön edustajia, sekä tietohallinto-osastoa heidän tarpeistaan uutta intranettiä koskien, sekä nykyisessä intranetissä koetuista ongelmista. Haastattelujen tuloksia analysoitiin ja niiden pohjalta luotiin suosituksia uuden intranetin suunnittelua varten.

Tutkimuksen tulokset paljastivat henkilöstön kokevan dokumenttien hallinnan, intranetin tietorakenteen ja sosiaalisen median työkalujen olevan ongelmallisia. Henkilöstöllä oli myös melko eroavia tarpeita intranetin toimintojen suhteen. Tutkimuksessa selvisi myös intranetin roolin organisaatiossa olevan ristiriitainen henkilöstön mielestä.

Tutkimuksen tuloksista voidaan todeta, että henkilöstön ja koko organisaation tarpeet täyttävän intranetin saavuttamiseksi, täytyy nykyiseen järjestelmään saada muutosta. Näihin muutoksiin kuuluvat mm. uuden teknisen alustan valitseminen intranetille, intranetin hallinnoinnin muutokset, uusien toimintojen käyttöönottaminen sekä tärkeimpänä käyttäjien ottaminen mukaan suunnitteluprosessiin alusta alkaen.

The purpose of this thesis was to help Helsinki Business College Oy (Ltd.) design a new intranet for their internal users.

The study was carried out as follows: a selected group of representative employees and the IT-department of Helsinki Business College were interviewed about their needs for the new intranet-system and the issues they had had with the current system. The results were analysed and recommendations for designing the new intranet-system were made based on these results.

The study showed that the employees found the document management, information structure and social media tools lacking in the current intranet. The employees also had quite diverse needs for specific sections and functionalities of the intranet, according to the study. The study also revealed that the role of the current intranet in the organization was seen as somewhat confusing by the employees.

The thesis concludes that in order to have an intranet that meets the demands of the employees and the whole organization, changes have to be introduced to the current system. These changes would include choosing a different platform for the intranet, administrative changes, adopting new features and, most importantly, encouraging the users become a part of the design-process from the start.