Toimittajaohjeistuksien kehittäminen : Case Tokmanni Oy

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Tokmanni-konsernin käyttämiä toimittajaohjeistuksia tutkimalla saapuvaa tavaravirtaa ja tavarantoimittajien pakkaustapoja. Tutkimus rajattiin koskemaan toimeksiantajan omia tuotemerkkejä ja niiden pakkausohjeita.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksessa haastateltiin asiantuntijoita yrityksen eri organisaatiotasoilta ja toiminnoista (N=11). Haastattelujen tueksi suoritettiin omaa havainnointia prosesseista sekä lisäksi analysoitiin kattava benchmark-aineisto saman alan kansainvälisiltä yrityksiltä (N=13).

Tutkimuksessa havaittiin pakkausten ja pakkaustapojen vaikutus toimeksiantajan toimitus-ketjun tehokkuuteen ja kustannuksiin. Esiin nousi myös potentiaalisia kehityskohteita käytössä olleissa ohjeistuksissa ja toimintatavoista. Kehityskohteita havaittiin lisäksi ohjeisiin liittyvissä prosesseissa ja tiedonkulussa.

Tutkimuksen tuloksena luotiin uusi laskutus- ja logistiikkaohje toimeksiantajan käyttöön. Uusi ohjeistus pohjautuu aiempaan ohjeistukseen, jonka asiasisältö käytiin läpi ajantasaisuuden varmistamiseksi. Uudessa ohjeistuksessa otettiin huomioon tutkimuksessa esiin nousseet kehityskohteet siltä osin kuin niihin pystyttiin puuttumaan saman tien. Lisäksi muihin kehityskohteisiin annettiin kehitysehdotuksia niiden parantamiseksi tulevaisuudessa.

The aim of the study was to develop the supplier guidelines in Tokmanni Group by examining the incoming flow of goods and packaging methods used by the suppliers. The focus was on the packaging guidelines and of the incoming goods in Tokmanni’s own-brand deliveries.

The study was conducted as a qualitative case study. The interviewed experts were selected from different organizational levels and different functions (N=11). In addition, the processes were observed to support the interviews and comprehensive benchmark data from international companies in the same business sector (N=13) was analysed.

The impact of packaging and packaging methods on the efficiency and cost of Tokmanni’s supply chain became evident in the study. Opportunities for possible improvements arose from the current guidelines and practices. Development possibilities were seen in the processes regarding the guidelines and the flow of information also.

As a result of the study, new invoicing and logistics instructions were created for Tokmanni to use. The existing guidelines were used as a base for the new instructions after the content was carefully analyzed to ensure it was up-to-date. The new instructions took into account the development possibilities that arose in the study to the extent that they were possible to deal with right away. In addition, other development ideas were given regarding the development possibilities and their future improvement.