Opas tapahtuman järjestäjälle : Ensilä Puolimaraton

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Tampereen Kisatoverit ry (TKT). TKT omistaa Aitolahdella, Aitoniemessä sijaitsevan valmennus ja vapaa-ajankeskuksen Ensilän. Ensilä on tärkeä osa seuran historiaa ja sen paremmasta hyödyntämisestä seuran toiminnassa on käyty paljon keskustelua.

Opinnäytteeni tavoitteena oli tehdä pikaopas Ensilässä järjestettävän juoksutapahtuman toteutusta varten ja tarkoituksena selvittää aikaisemmista tapahtumista saadun tiedon sekä teoria-aineiston avulla mitä pitää huomioida tällaista tapahtumaa järjestettäessä. Opas tulee olemaan apuna tapahtuman uusille järjestäjille. Pilottitapahtuma järjestettiin 12.10.2013 ja ensimmäinen kaikille kilpailijoille avoin tapahtuma 21.9.2014.

Opinnäytteen sisältö jakautuu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osuudessa käsitellään projektityöskentelyyn liittyvää teoriaa, koska tapahtuman järjestämisprosessi voidaan hyvin ajatella projektina. Siinä käsitellään muun muassa projektin eri vaiheita ja sitä, miksi kannattaa perustaa projekti. Toinen osuus koostuu oppaan tekemiseen liittyvästä teoriasta. Siinä käsitellään, minkälainen on ohjeistava ja ymmärrettävä teksti. Lisäksi se pitää sisällään teoriaa visuaalisesta suunnittelusta, typografiasta ja kuvien merkityksestä. Kolmannessa osassa on käyty kokonaisuudessaan läpi 21.9.2014 järjestetty Ensilä Puolimaraton–tapahtuma. Kirjasin ylös tapahtuman järjestämisprosessin tammikuusta syyskuuhun ja näiden tietojen pohjalta kirjoitin oppaan.

The commissioner of this bachelor’s thesis is Tampereen Kisatoverit ry (TKT). TKT owns a place in Aitolahti, Aitoniemi, which is dedicated to training and leisure time for its own members. The place is called Ensilä and it is an important part of the history of the club. There have been discussions on how to make better use of Ensilä.

The objective of my bachelor’s thesis was to make a guide on how to organize a running event that takes place in Ensilä. The guide would help the future organizers to put together this particular event. The purpose was to find out, based on source material and empirical knowledge of the previous events, what has to be taken to account when organizing an event like this. The pilot event took place on October 12, 2013 and the first official event was held on September 21, 2014.

The bachelor’s thesis is divided in three sections. Organizing an event can be thought of as a project, so the first part covers project work, including different stages of a project and theory on why to set up a project. The second part deals with theory that has to do with making a guide. It consists of visual designing, typography and importance of pictures. The final part goes through the organizing process of the Ensilä Puolimaraton event held on September 21, 2014. I wrote the guide based on the experience of this event.