Kohti sähköistä tiedonhallintaa : Esiselvitys sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi Kemppi Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, tulisiko toimeksiantajayrityksen siirtyä kohti sähköisempää toimintaympäristöä etenkin myyntiprosessinsa osalta ja mitä näin mahdollisesti tehtäessä tulee ottaa huomioon. Teoreettinen viitekehys rakentuu hyvän tiedonhallintatavan ympärille. Työn tutkimusosiossa on kartoitettu sähköisen arkistoinnin mahdollisuuksia yrityksessä. Tutkimus on suoritettu kyselynä sekä asiantuntijahaastatteluina.

Teoreettisen viitekehyksen pohjalta voidaan sanoa, että liiketoiminta sähköisessä toimintaympäristössä on yritykselle kannattavaa. Se tehostaa toimintaa muun muassa vähentämällä virheitä ja päällekkäisen työn määrää. Myös kyselyyn vastanneet työntekijät näkivät sähköisen toimintatavan positiivisessa valossa. Sähköistyminen niin organisaatioiden sisällä kuin yhteistyökumppaneiden kanssa tulee lisääntymään myös jatkossa.

Opinnäytetyön lopputuloksena esitetään, että toimeksiantajan on suotavaa siirtyä kohti sähköisempää toimintaympäristöä. Tämä voidaan aloittaa mallintamalla yrityksen toimintaprosessit ja selvittämällä, missä yrityksessä tarvittava tieto syntyy ja kuinka sitä käsitellään.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to figure out if the commissioning company should operate more in an electronic environment and if they do, what must be taken into account.

The theoretical framework of this thesis is based on good data management, and the theory implies that it is profitable to work in the electronic environment. It increases the performance of work by reducing the number of flaws and overlapping tasks. Working in the electronic environment will be increasing both inside organizations and with cooperation partners.

The possibilities for electronic archiving were examined through a survey and the interviews of the employees in the commissioning company. The respondents stated that the possible change in the ways of working is welcome.

As conclusion, the thesis suggests that the commissioner should work more in an electronic environment. The first step is to model the work processes and figure out where the data is generated and how it is handled.