Kiinteistötietojärjestelmän tarvekartoitus UVP Oy:lle
Ruponen, Pyrypekka (2016)
Ruponen, Pyrypekka
Tampereen ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111143
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111143
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tehty Uudenmaan Vammaispalvelut Oy:n (UVP) toimeksiannosta. UVP on Eteva kuntayhtymän omistama kiinteistöyhtiö, joka omistaa, hallinnoi ja ylläpitää vammaisten ja muiden erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden asuntoja Etelä-Suomen alueella. Tämän työn tavoitteena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan kehittämiseksi kiinteistöjen kunnossapidon ohjauksen, korjaussuunnittelun ja kiinteistöjohtamisen osalta.
Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan toimintakäytäntöjen kartoitusta varten kirjattiin työntekijöiden ongelmiksi kokemia asioita tiedonhallinnassa, sekä myös toivomuksia ja kehitysehdotuksia miten tiedonhallintaa voisi tulevaisuudessa parantaa. Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan nykytilan kartoituksen pohjana on käytetty opinnäytetyön laatijan harjoittelujakson kokemusten lisäksi UVP:n kiinteistöpäällikön tekemää projektityötä, jonka tarkoituksena oli kuvata organisaation tiedonhallinnan puutteita ja löytää kehitysehdotuksia nykyiselle tietojärjestelmän toimittajalle. Tutkimuksen kirjallisuusosuudessa perehdyttiin yleisesti informaationhallintaan sekä tietojärjestelmiin, peilaten niitä kiinteistöjohtamisen ja kiinteistön ylläpidon tiedonhallinnan tarpeisiin.
Tutkimuksessa benchmarking -tutkimusmenetelmällä pyrittiin hakemaan muiden kiinteistöalan toimijoiden tiedonhallintakäytänteistä kehitysideoita, joita jalostamalla voidaan löytää tehostavia toimenpiteitä toimeksiantajaorganisaation tiedonhallintaan. Aineiston keräämiseksi benchmarking –analyysiä varten, haastateltiin työn tilaaja organisaation henkilöstön lisäksi kolmea pitkään kiinteistöalalla työskennellyttä asiantuntijaa. Haastattelumenetelmänä käytettiin keskustelevaa ennalta puolistrukturoitua teemahaastattelua. Teemahaastatteluilla pyrittiin selvittämään haastateltavien, pitkään kiinteistöalalla työskennelleiden asiantuntijoiden käyttökokemuksia, toimintatapoja sekä näkemyksiä kiinteistöjen tiedonhallintaprosessista ja kiinteistötietojärjestelmistä.
Osana tutkimusta suoritettiin myös kiinteistöjen tiedonhallintaohjelmistojen vertailua. Aineiston hankkimista varten pidettiin esittelytilaisuuksia ja kehityspalavereita sekä tilaajaorganisaation nykyisen kiinteistötietojärjestelmätoimittajan että verrokkiohjelmistoksi valitun ohjelmistotoimittajan kanssa. Kehityspalavereissa UVP:n johto ja työntekijät kävivät vuoropuhelua ohjelmistotoimittajien kanssa ja esittivät mielipiteitä, toiveita ja kehitysehdotuksia ohjelmistojen suhteen.
Tärkeimpänä tutkimuksen tuottamana toimenpide-ehdotuksena, toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan kehitysprosessin alkuun saattamisessa, on kokonaisvaltaisen tiedonhallintastrategian ja -ohjeistuksen luominen. Muut kehitysehdotukset jaettiin tutkimuksessa kahteen luokkaan, teknologioita uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin ja toimintamalleja uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin.
Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan toimintakäytäntöjen kartoitusta varten kirjattiin työntekijöiden ongelmiksi kokemia asioita tiedonhallinnassa, sekä myös toivomuksia ja kehitysehdotuksia miten tiedonhallintaa voisi tulevaisuudessa parantaa. Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan nykytilan kartoituksen pohjana on käytetty opinnäytetyön laatijan harjoittelujakson kokemusten lisäksi UVP:n kiinteistöpäällikön tekemää projektityötä, jonka tarkoituksena oli kuvata organisaation tiedonhallinnan puutteita ja löytää kehitysehdotuksia nykyiselle tietojärjestelmän toimittajalle. Tutkimuksen kirjallisuusosuudessa perehdyttiin yleisesti informaationhallintaan sekä tietojärjestelmiin, peilaten niitä kiinteistöjohtamisen ja kiinteistön ylläpidon tiedonhallinnan tarpeisiin.
Tutkimuksessa benchmarking -tutkimusmenetelmällä pyrittiin hakemaan muiden kiinteistöalan toimijoiden tiedonhallintakäytänteistä kehitysideoita, joita jalostamalla voidaan löytää tehostavia toimenpiteitä toimeksiantajaorganisaation tiedonhallintaan. Aineiston keräämiseksi benchmarking –analyysiä varten, haastateltiin työn tilaaja organisaation henkilöstön lisäksi kolmea pitkään kiinteistöalalla työskennellyttä asiantuntijaa. Haastattelumenetelmänä käytettiin keskustelevaa ennalta puolistrukturoitua teemahaastattelua. Teemahaastatteluilla pyrittiin selvittämään haastateltavien, pitkään kiinteistöalalla työskennelleiden asiantuntijoiden käyttökokemuksia, toimintatapoja sekä näkemyksiä kiinteistöjen tiedonhallintaprosessista ja kiinteistötietojärjestelmistä.
Osana tutkimusta suoritettiin myös kiinteistöjen tiedonhallintaohjelmistojen vertailua. Aineiston hankkimista varten pidettiin esittelytilaisuuksia ja kehityspalavereita sekä tilaajaorganisaation nykyisen kiinteistötietojärjestelmätoimittajan että verrokkiohjelmistoksi valitun ohjelmistotoimittajan kanssa. Kehityspalavereissa UVP:n johto ja työntekijät kävivät vuoropuhelua ohjelmistotoimittajien kanssa ja esittivät mielipiteitä, toiveita ja kehitysehdotuksia ohjelmistojen suhteen.
Tärkeimpänä tutkimuksen tuottamana toimenpide-ehdotuksena, toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan kehitysprosessin alkuun saattamisessa, on kokonaisvaltaisen tiedonhallintastrategian ja -ohjeistuksen luominen. Muut kehitysehdotukset jaettiin tutkimuksessa kahteen luokkaan, teknologioita uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin ja toimintamalleja uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin.