Kiinteistötietojärjestelmän tarvekartoitus UVP Oy:lle

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty Uudenmaan Vammaispalvelut Oy:n (UVP) toimeksiannosta. UVP on Eteva kuntayhtymän omistama kiinteistöyhtiö, joka omistaa, hallinnoi ja ylläpitää vammaisten ja muiden erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden asuntoja Etelä-Suomen alueella. Tämän työn tavoitteena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan kehittämiseksi kiinteistöjen kunnossapidon ohjauksen, korjaussuunnittelun ja kiinteistöjohtamisen osalta.

Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan toimintakäytäntöjen kartoitusta varten kirjattiin työntekijöiden ongelmiksi kokemia asioita tiedonhallinnassa, sekä myös toivomuksia ja kehitysehdotuksia miten tiedonhallintaa voisi tulevaisuudessa parantaa. Toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan nykytilan kartoituksen pohjana on käytetty opinnäytetyön laatijan harjoittelujakson kokemusten lisäksi UVP:n kiinteistöpäällikön tekemää projektityötä, jonka tarkoituksena oli kuvata organisaation tiedonhallinnan puutteita ja löytää kehitysehdotuksia nykyiselle tietojärjestelmän toimittajalle. Tutkimuksen kirjallisuusosuudessa perehdyttiin yleisesti informaationhallintaan sekä tietojärjestelmiin, peilaten niitä kiinteistöjohtamisen ja kiinteistön ylläpidon tiedonhallinnan tarpeisiin.

Tutkimuksessa benchmarking -tutkimusmenetelmällä pyrittiin hakemaan muiden kiinteistöalan toimijoiden tiedonhallintakäytänteistä kehitysideoita, joita jalostamalla voidaan löytää tehostavia toimenpiteitä toimeksiantajaorganisaation tiedonhallintaan. Aineiston keräämiseksi benchmarking –analyysiä varten, haastateltiin työn tilaaja organisaation henkilöstön lisäksi kolmea pitkään kiinteistöalalla työskennellyttä asiantuntijaa. Haastattelumenetelmänä käytettiin keskustelevaa ennalta puolistrukturoitua teemahaastattelua. Teemahaastatteluilla pyrittiin selvittämään haastateltavien, pitkään kiinteistöalalla työskennelleiden asiantuntijoiden käyttökokemuksia, toimintatapoja sekä näkemyksiä kiinteistöjen tiedonhallintaprosessista ja kiinteistötietojärjestelmistä.

Osana tutkimusta suoritettiin myös kiinteistöjen tiedonhallintaohjelmistojen vertailua. Aineiston hankkimista varten pidettiin esittelytilaisuuksia ja kehityspalavereita sekä tilaajaorganisaation nykyisen kiinteistötietojärjestelmätoimittajan että verrokkiohjelmistoksi valitun ohjelmistotoimittajan kanssa. Kehityspalavereissa UVP:n johto ja työntekijät kävivät vuoropuhelua ohjelmistotoimittajien kanssa ja esittivät mielipiteitä, toiveita ja kehitysehdotuksia ohjelmistojen suhteen.

Tärkeimpänä tutkimuksen tuottamana toimenpide-ehdotuksena, toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan kehitysprosessin alkuun saattamisessa, on kokonaisvaltaisen tiedonhallintastrategian ja -ohjeistuksen luominen. Muut kehitysehdotukset jaettiin tutkimuksessa kahteen luokkaan, teknologioita uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin ja toimintamalleja uudistamalla tapahtuviin ehdotuksiin.

This thesis was made for Uudenmaan Vammaispalvelut Oy (UVP). UVP is part of Eteva municipal corporation and it possesses, manages, and maintains homes for the disabled and other special need persons in Southern Finland. The goal of this thesis was to find concrete improvements for the customer’s data management concerning real estate maintenance, reparation planning, and property management.

To survey the customer’s data management practice, employees filed all data problems, wishes, and suggestions to enhance the data management in the future. The customer’s present data management is based on author’s internship experience at UVP and UVP property manager’s project research. The research had been done for the system provider to illustrate the problems in data management and to find improvement suggestions. On literature analysis I orientated on general data management and information systems reflecting on property management and real estate maintenance.

The goal of benchmarking was to find development ideas from other real estate managers. By refining them can the data management’s performance be increased. To summon the material for benchmarking analysis the workers were interviewed as well as three experts who have been working on this field for a long time. The interviewing method was half pre structured theme interview. The goal was to study long term user experience, practices, and insight of data management and property data systems.

A comparison of property data systems was made as part of this thesis. To collect the material, exhibitions and development conventions were held with the current system provider as well as with comparison system provider. At the development conventions UVP administrators and employees discussed with the system provider and they expressed their opinions, wishes, and development suggestions about the software.

The most important procedure of this thesis was to suggest the company to create integrated data information strategy and instructions to start the client’s improvement process. The rest of the improvement suggestions were separated to two categories; reforming technology and refining operating models.