Tapahtuman järjestäminen ja projektinhallinta: SKO-päivät 2016
Werkman, Esther (2016)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111096
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111096
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö on toimeksianto Haaga-Helian Opettajat (HHO) ry:lle, ja se toteutettiin projektina. Sen produktina on tapahtuma, Suomen kauppa- ja kulttuuriopetta-jat (SKO) ry:n koulutuspäivät, jotka HHO järjesti 15.–16.4.2016 Helsingissä. HHO on SKO:n alajärjestö, joka puolestaan kuuluu Opetusalan ammattijärjestöön OAJ:hin. SKO-päivät on sen jäsenille tarkoitettu koulutus- ja virkistystapahtuma, joka järjestetään vaihtuvissa kaupungeissa kahden vuoden välein.
Päätös tapahtuman järjestämisestä tehtiin jo alkuvuonna 2015, mutta tämän raportin kirjoittajan osuus projektissa alkoi vasta syksyllä 2015, puoli vuotta ennen tapahtumaa. Raportti käsittelee siis suureksi osaksi kyseiseltä puolen vuoden ajalta tapahtuman suunnittelun vaiheita, jotka olivat kirjoittajan työskentelyn kannalta oleellisia. Kirjoittaja oli HHO:n jäsenistä koostuvassa järjestelytoimikunnassa mukana yhtenä projektisihteereistä, joka vastasi ohjelmaan ja tiedon kulkuun liittyvistä asioista. Järjestelytoimikunta kokoontui koko projektin ajan säännöllisesti keskustelemaan järjestelyjen vaiheista.
Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa onnistunut tapahtuma toimeksiantajalle, sekä raportoida sen järjestämisen tärkeimmistä vaiheista ja arvioinnista. Raportti koostuu viidestä osasta, joita ovat johdanto, tapahtuman järjestäminen, projektinhallinta, SKO-päivät 2016 sekä poh-dinta. Raportti on kirjoitettu vetoketjuperiaatteella, missä aikaisempi teoria on liitetty tapahtuman käytännön toteutukseen. Käytetty teoria perustuu tapahtumajärjestämisen ja projektinhallinnan oppaisiin. Kyseistä teoriaa esitellään luvuissa 2 ja 3.
SKO-päivät 2016 järjestettiin Helsingissä perjantaina ja lauantaina 15.–16. huhtikuuta 2016. Perjantain ohjelmaan kuuluivat ilmoittautuminen, lounas, erilaiset luennot ja yritysvierailut sekä myöhemmin illalla Get Together-party. Tapahtuman lauantaipäivä alkoi parituntisella pääjuhlalla, jota seurasi lounas sekä luentoja ja yritysvierailuja. Tapahtuma päättyi lauantain iltajuhlaan.
Tapahtuman arviointi suoritettiin verkkopalautelomakkeella, joka lähetettiin jälkeenpäin tapahtuman osallistujille. Saadun palautteen ja järjestelytoimikunnan näkemysten perusteella voitiin osoittaa, että tapahtuma oli onnistunut ja määritellyt tavoitteet saavutettiin. Kehityskohteita löytyi kuitenkin muun muassa järjestäjien roolista ja yleisestä tiedotuksesta tapahtuman aikana. Projekti oli opettavainen ja hyödyllinen kokemus, ja se vahvisti kirjoittajan työidentiteettiä.
Päätös tapahtuman järjestämisestä tehtiin jo alkuvuonna 2015, mutta tämän raportin kirjoittajan osuus projektissa alkoi vasta syksyllä 2015, puoli vuotta ennen tapahtumaa. Raportti käsittelee siis suureksi osaksi kyseiseltä puolen vuoden ajalta tapahtuman suunnittelun vaiheita, jotka olivat kirjoittajan työskentelyn kannalta oleellisia. Kirjoittaja oli HHO:n jäsenistä koostuvassa järjestelytoimikunnassa mukana yhtenä projektisihteereistä, joka vastasi ohjelmaan ja tiedon kulkuun liittyvistä asioista. Järjestelytoimikunta kokoontui koko projektin ajan säännöllisesti keskustelemaan järjestelyjen vaiheista.
Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa onnistunut tapahtuma toimeksiantajalle, sekä raportoida sen järjestämisen tärkeimmistä vaiheista ja arvioinnista. Raportti koostuu viidestä osasta, joita ovat johdanto, tapahtuman järjestäminen, projektinhallinta, SKO-päivät 2016 sekä poh-dinta. Raportti on kirjoitettu vetoketjuperiaatteella, missä aikaisempi teoria on liitetty tapahtuman käytännön toteutukseen. Käytetty teoria perustuu tapahtumajärjestämisen ja projektinhallinnan oppaisiin. Kyseistä teoriaa esitellään luvuissa 2 ja 3.
SKO-päivät 2016 järjestettiin Helsingissä perjantaina ja lauantaina 15.–16. huhtikuuta 2016. Perjantain ohjelmaan kuuluivat ilmoittautuminen, lounas, erilaiset luennot ja yritysvierailut sekä myöhemmin illalla Get Together-party. Tapahtuman lauantaipäivä alkoi parituntisella pääjuhlalla, jota seurasi lounas sekä luentoja ja yritysvierailuja. Tapahtuma päättyi lauantain iltajuhlaan.
Tapahtuman arviointi suoritettiin verkkopalautelomakkeella, joka lähetettiin jälkeenpäin tapahtuman osallistujille. Saadun palautteen ja järjestelytoimikunnan näkemysten perusteella voitiin osoittaa, että tapahtuma oli onnistunut ja määritellyt tavoitteet saavutettiin. Kehityskohteita löytyi kuitenkin muun muassa järjestäjien roolista ja yleisestä tiedotuksesta tapahtuman aikana. Projekti oli opettavainen ja hyödyllinen kokemus, ja se vahvisti kirjoittajan työidentiteettiä.