Rakennusten käsittely Vantaan kaupungin käyttöomaisuuskirjanpidossa
Hautakoski, Tiina (2016)
Hautakoski, Tiina
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 1.0 Suomi
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060211622
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060211622
Tiivistelmä
Opinnäytetyön alkusysäyksenä toimi Kiinteistöhallintajärjestelmän käyttöönottoprojekti (KIHA-projekti), koska projektin alussa arveltiin, että rakennusten käyttöomaisuuskirjanpitoon olisi tulossa muutoksia. Rakennusten numerointikäytäntö oli vaihtumassa uuden järjestelmän myötä ja sama numerointi haluttiin myös käyttöomaisuusohjelmistoon SAP:iin. Rakennusten numeroa ei kuitenkaan projektin edetessä muutettu, vaan vanhat numerot kulkevat KIHA-järjestelmän uuden numeroinnin rinnalla. KIHA-projektin myötä kävi taas ilmi rakennusten käyttöomaisuuskirjanpidon monimutkaisuus ja sitä päätettiin kehittää, jotta tuleviin muutoksiin (käyttöomaisuusyksikön nimen tai perustietojen muuttaminen) olisi hyvissä ajoin varauduttu.
Työ on luonteeltaan produkti, jonka tuotoksena on kehityshanke Vantaan kaupungin käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyen. Kehityshanke kohdistuu rakennusten käsittelyyn. Rakennusten käyttöomaisuuskirjanpidon muutokset ovat olleet vaivalloisia. Rakennusten käyttöomaisuusyksiköitä oli reilut 3.300 kappaletta eikä niiden nimeäminen ollut yhtenäistä, joten yksittäiseen rakennukseen liittyvien käyttöomaisuusyksiköiden löytäminen oli vaikeaa. Tulevia muutoksia ennakoiden oli tarpeen tarkastella rakennusten käyttöomaisuusyksiköiden kehittämismahdollisuuksia ja etsiä keinoja, miten yksittäisen rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt löytyisivät helpommin ja miten niille saisi kätevämmin tehtyä muutoksia.
Työssä etsittiin vastauksia kysymyksiin, millä tavalla nimen tai perustietojen muutokset saisi helpommin tehtyä Vantaan kaupungin rakennusten käyttöomaisuusyksiköihin (yksittäisiin käyttöomaisuushankintoihin) ja miten yhden rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt olisi nopeammin selvitettävissä Vantaan kaupungin käyttöomaisuuskirjanpidossa. Työ rajautuu kunta-alaan ja pelkästään rakennusten käsittelyyn käyttöomaisuuskirjanpidossa.
Rakennusten käyttöomaisuuskirjanpitoa päädyttiin kehittämään siten, että rakennuksen pääyksikölle perustettiin alayksiköitä, joille vanhojen käyttöomaisuusyksiköiden tiedot siirrettiin. Rakennusten käyttöomaisuusyksiköt käytiin läpi siirtojen alkuselvittelytöinä ja samalla poistettiin kaikki vanhat myytyihin tai purettuihin rakennuksiin liittyvät käyttöomaisuusyksiköt.
Tulevat muutokset tehdään pääyksikön tietoihin, jolloin muutettavia käyttöomaisuusyksiköitä on huomattavasti vähemmän. Yksittäisen rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt on löydettävissä pääyksikön alta ja niistä saa tarvittaessa tulostettua yhteenvedon, josta on nähtävillä rakennuksen kirjanpitoarvo. Siirrot alayksiköille ovat vielä kesken, mutta ajansäästöä on muodostunut perusparannusten lisäysten käsittelyssä ja yhden toimialan käytössä olevien rakennusten kirjanpitoarvojen selvittämisessä.
Työ on luonteeltaan produkti, jonka tuotoksena on kehityshanke Vantaan kaupungin käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyen. Kehityshanke kohdistuu rakennusten käsittelyyn. Rakennusten käyttöomaisuuskirjanpidon muutokset ovat olleet vaivalloisia. Rakennusten käyttöomaisuusyksiköitä oli reilut 3.300 kappaletta eikä niiden nimeäminen ollut yhtenäistä, joten yksittäiseen rakennukseen liittyvien käyttöomaisuusyksiköiden löytäminen oli vaikeaa. Tulevia muutoksia ennakoiden oli tarpeen tarkastella rakennusten käyttöomaisuusyksiköiden kehittämismahdollisuuksia ja etsiä keinoja, miten yksittäisen rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt löytyisivät helpommin ja miten niille saisi kätevämmin tehtyä muutoksia.
Työssä etsittiin vastauksia kysymyksiin, millä tavalla nimen tai perustietojen muutokset saisi helpommin tehtyä Vantaan kaupungin rakennusten käyttöomaisuusyksiköihin (yksittäisiin käyttöomaisuushankintoihin) ja miten yhden rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt olisi nopeammin selvitettävissä Vantaan kaupungin käyttöomaisuuskirjanpidossa. Työ rajautuu kunta-alaan ja pelkästään rakennusten käsittelyyn käyttöomaisuuskirjanpidossa.
Rakennusten käyttöomaisuuskirjanpitoa päädyttiin kehittämään siten, että rakennuksen pääyksikölle perustettiin alayksiköitä, joille vanhojen käyttöomaisuusyksiköiden tiedot siirrettiin. Rakennusten käyttöomaisuusyksiköt käytiin läpi siirtojen alkuselvittelytöinä ja samalla poistettiin kaikki vanhat myytyihin tai purettuihin rakennuksiin liittyvät käyttöomaisuusyksiköt.
Tulevat muutokset tehdään pääyksikön tietoihin, jolloin muutettavia käyttöomaisuusyksiköitä on huomattavasti vähemmän. Yksittäisen rakennuksen käyttöomaisuusyksiköt on löydettävissä pääyksikön alta ja niistä saa tarvittaessa tulostettua yhteenvedon, josta on nähtävillä rakennuksen kirjanpitoarvo. Siirrot alayksiköille ovat vielä kesken, mutta ajansäästöä on muodostunut perusparannusten lisäysten käsittelyssä ja yhden toimialan käytössä olevien rakennusten kirjanpitoarvojen selvittämisessä.