Työyhteisöviestintä Turun kaupunginkirjastossa : viestintäkanavien ja kehittämistarpeiden kartoitus

Abstract

Opinnäytetyön pääasiallisena tavoitteena on kartoittaa kohdeorganisaatiossa, Turun kaupunginkirjastossa, tutkimuksen toteutushetkellä vallitsevia sisäisen viestinnän käytäntöjä ja henkilöstön suhtautumista niihin.

Työn teoriaosuudessa tarkastellaan tärkeimpiä työyhteisöviestintään sisältyviä käsitteitä sekä viestinnän merkitystä työyhteisön toiminnassa. Aineistoa tutkimusta varten kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella (Webropol) ja kahdella erilaisella teemahaastattelulla. Kaikki vastaajat olivat Turun kaupunginkirjaston työntekijöitä. Kyselytutkimuksella mitattiin kaupunginkirjastossa käytössä olevien viestintäkanavien ja tietolähteiden käyttöä sekä henkilöstön mielipidettä niistä. Kyselyn avoimissa osioissa esille tuotujen seikkojen perusteella arvioitiin, että tarkentava tieto olisi tarpeen kyselyn tulosten luotettavan analysoinnin tueksi. Tämän vuoksi päädyttiin tutkimuksen seuraavassa vaiheessa toteuttamaan kaksi erilaista haastattelusarjaa, joista ensimmäinen keskittyi yksinomaan kyselystä saadun tiedon tarkentamiseen ja selkeyttämiseen. Tällä pyrittiin myös vähentämään joidenkin kysymysten harhaanjohtavasta muotoilusta aiheutuvia virhetulkintoja.

Toinen haastattelusarja käsitteli viestinnän teemaa yleisemmällä tasolla. Tarkoituksena oli selvittää, minkälaisia näkemyksiä esimiestason henkilöillä on sisäisestä viestinnästä: miten he määrittelevät viestinnän käsitteen ja minkälaisena he näkevät viestinnän roolin työyhteisössä. Kyselyn tuloksia ja niistä johdettua informaatiota analysoidaan ja haastattelun vastauksia eritellään ja tulkitaan työn tutkimusosuudessa.

Tutkimus ei tarjoa valmiita ratkaisuja viestinnän kehittämiseen, mutta sen tuloksina voidaan nähdä henkilöstön näkemysten saattaminen johdon tietoon. Erityisesti henkilöstön toiveena oli panostus kaksisuuntaiseen viestintään ja organisaation toimintaperiaatteiden tarkempi perustelu. Myös viestinnällisten vastuualueiden määrittämiseen kaivattiin selkeyttä. Tutkimuksen tuloksia esitellään sekä tutkimusosuudessa että erillisessä yhteenvetoluvussa.

The purpose of this thesis is to identify and evaluate the internal communication practices pre-vailing in the target organization, Turku City Library, at the time of the study.

The theory section of the thesis examines some of the major concepts of workplace communi-cation theories and highlights the importance of good communication within a work community. The research section consists of presenting and processing of research material, which was gathered via a web survey (Webropol) and two different sets of semi-structured interviews. All respondents were employees of Turku City Library.

The survey measured the usage of the communication channels and information sources uti-lized in the target organization, and charted employees’ opinions about those tools. Perusing the survey data revealed a need for additional information, so in order to provide a valid analy-sis, two sets of interviews were conducted in the next stage of the study.

The first interview aimed to define and clarify information gained from the survey, and also to reduce the chance of misinterpretations resulting from misleading wording in the questionnaire. The second interview dealt with the subject of work related communication at a more general level. Its goal was to explore the views that management level personnel have of organizational communication: how they define the concept of communication and what they perceive to be the role of communication within the work community.

The study does not offer ready-made solutions for enhancing communication practices. In-stead, its main result is the informing of management about the views and wishes of the staff. Especially the desires for investment in two-way communication and more detailed validation of the organization’s operational principles were expressed by the respondents. Also an explicit determination of communicational responsibilities was hoped for. The results of the study are presented both in the research section and in a separate summary chapter.