Digitaalinen hautaus : Kuolleen työntekijän sähköisen perinnön kohtalo

Abstract

Työntekijän digitaalisten aineistojen käsittely työntekijän kuolemantapauksessa nostaa esiin tietoturva- sekä henkilön yksityisyyden suojaan liittyviä kysymyksiä. Tutkimuksessa tavoitteena oli selvittää lainsäädännön asettamat rajat työntekijän digitaalisen identiteetin ja tietoaineistojen hautaamiselle sekä laatia kirjoittamattomiin käytänteisiin perustuva menettelyohjeistus toimeksiantajan käyttöön. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin yhtäältä kirjalliseen aineistoon perehtymistä sekä toisaalta haastatteluja ja sähköpostikyselyjä. Aineiston analysointi tapahtui hankitusta aineistosta lähtien ja peilaten sitä teoreettiseen viitekehykseen. Kuolleen työntekijän yksityisten tietoaineistojen käsittelyyn liittyy osaksi lainsäädännöllisiä tulkintakysymyksiä. Vaikka esimerkiksi työnantajan oikeudet ja velvollisuudet työntekijän sähköpostien hakemiseen ja avaamiseen ovat tarkasti säännellyt, niin kuolleen työntekijän perillisten oikeudet edesmenneen sähköpostiviesteihin sitä vastoin eivät ole täysin yksiselitteiset. Muun yksityisen tietoaineiston kuin sähköpostien asema työntekijän kuoleman jälkeen on heikommassa asemassa tekijänoikeuskynnyksen ylittäviä aineistoja lukuun ottamatta. Tekijänoikeuskynnyksen ylittävät aineistot kuuluvat yksinoikeudella tekijänoikeuksien haltijalle. Tutkimuksen tuloksena laaditussa menettelyohjeistuksessa lähtökohtana on se, että organisaation työntekijän kuoltua hänen digitaalinen perintönsä jaetaan tarvittaessa työnantajalle kuuluviin ja yksityisiin. Tietoja säilytetään vähintään vuosi mahdollista organisaation ulkopuolelle tapahtuvaa luovutusta varten. Tämä aika on sopusoinnussa perintökaaren pesänselvityksen joutuisuusperiaatteen kanssa.

In the case of the death of an employee questions are raised about information security and the protection of the person’s privacy, and they are related to data processing. The research objective was to clarify the legislative framework for the disposal of the digital identity and data of an employee and to compile a code of conduct for the client based on unwritten practice. The research was executed through a qualitative case study. The methods for gathering data were firstly, familiarization with the written material and, secondly, interviews and e-mail enquiries. The analysis of the data was completed starting with the data and reflecting on it with a theoretical framework. The processing of private data of a deceased employee is related partly to questions of interpretation about legislation. For example, even though an employer’s rights and responsibilities in fetching and opening an employee’s electronic mail are regulated thoroughly, by contrast, the entitlement of an employee’s inheritors to the electronic mail of the deceased is ambiguous. The status of private data other than electronic mail after the death of an employee is weaker except that data regulated by copyright law. The data that falls within the boundaries of the copyright law belongs exclusively to the owner of the copyright. The starting point for the code of conduct - compiled as an outcome of the research – is that after the death of an organization’s employee his or her digital inheritance is divided on demand into private and employer’s possession. The data is stored for a minimum of one year pending the prospective transfer outside the organization. This period of time is in line with the speed principle of estate administration under the law of succession.