Ostolaskujen sähköinen käsittely : Case Rakennus Oy Paanurakenne

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia työntekijöiden suhtautumista ja mielipiteitä kesällä 2008 käyttöönotetusta ostolaskujen sähköisestä käsittelyjärjestelmästä. Tavoitteena oli selvittää oliko vanhan käsittelyjärjestelmän vaihtaminen uuteen kannattavaa sekä kartoittaa käsittelyjärjestelmässä ja sen käyttöönotossa mahdollisesti ilmenneitä epäkohtia. Lisäksi halusimme selvittää, kuinka laskujen käsittelyä voitaisiin työntekijöiden mielestä kehittää tulevaisuudessa. Case-yrityksenä oli rakennusalalla toimiva Rakennus Oy Paanurakenne.

Työn teoriapohja sovellettiin pääosin aiheeseen liittyvästä lähdekirjallisuudesta, mutta apuna käytettiin myös toimeksiantajayritykseltä saatuja tietoja. Tutkimuksellinen osuus suoritettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena, joka toteutettiin haastattelemalla yhdeksää Rakennus Oy Paanurakenteen työntekijää. Haastateltaviksi valitsimme sekä pääkäyttäjiä että laskun tarkastajia ja hyväksyjiä, jotka käsittelevät ostolaskuja joko päivittäin tai vähintään viikoittain.

Tulosten perusteella vanhan sähköisen käsittelyjärjestelmän vaihtaminen uuteen oli kannattavaa Rakennus Oy Paanurakenteelle, sillä uutta sähköistä käsittelyjärjestelmää pidetään monilta osin parempana ja helppokäyttöisempänä kuin vanhaa sähköistä käsittelyjärjestelmää. Lisäksi työntekijöiden mielestä uuden käsittelyjärjestelmän myötä myös yrityksen laskunkierto on nopeutunut huomattavasti, mikä osaltaan osoittaa vaihdon kannattavuutta. Tulevaisuudessa laskujen käsittelyä voitaisiin kehittää työntekijöiden mielestä kehittämällä nykyisen järjestelmän toimintoja entistä paremmiksi sekä siirtymällä vastaanottamaan laskuja sähköisessä muodossa paperilaskujen sijasta. Tutkimustulosten pohjalta voidaan todeta, että yrityksen tulisi jatkossa kiinnittää huomiota tiedottamiseen sekä lisäkoulutukseen.

The purpose of this thesis was to study the employees’ attitudes and opinions of the electronic processing system of purchase invoices which was introduced in the summer of 2008. The aim was to determine whether replacing the old processing system was profitable or not and to scan possible drawbacks in the processing system and its introduction. The aim was to find out employees’ development ideas concerning invoice processing. The case company was Rakennus Oy Paanurakenne that operates in the construction field.

The theory of this thesis was mainly adapted from the related literature but information was also received from the company. The empirical part was carried out as a qualitative survey which was executed by interviewing nine employees from Rakennus Oy Paanurakenne. The interviewees were both main users of the invoice prosessing and invoice inspectors and approvers who handle purchase invoices either daily or at least weekly.

According to the results of our study, replacing the old electronic processing system was profitable to Rakennus Oy Paanurakenne because the new electronic processing system is better and easier to use than the old electronic processing system. In addition the employees think that the new processing system has substantially shortened the circulation time of the invoices in the company which also indicates the profitability of the replacement. The employees’ future development ideas related to development of current processing system and e-invoicing. According to the results Rakennus Oy Paanurakenne should pay attention to communication and further training to the employees.