Sähköisen myyntilaskutuksen kannattavuus pk-yrityksessä : Case: Aikamedia Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää sähköiseen myyntilaskutukseen siirtymisen kannattavuus pk-yrityksessä. Lisäksi selvitettiin, mitä toimenpiteitä ja hankintoja täytyy tehdä, jotta sähköiseen myyntilaskutukseen voitaisiin siirtyä, sekä sitä, millaisia kustannuksia sähköiseen myyntilaskutukseen siirtymisestä aiheutuisi. Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin kannattavuutta, sähköistä myyntilaskutusta ja taloushallinnon prosesseja.

Tutkimus toteutettiin kehittämistutkimuksena. Tutkimusaineistoa kerättäessä käytettiin laadullisen tutkimuksen aineistonkeruumenetelmiä. Näitä olivat osallistuva havainnointi, sähköpostihaastattelut ja toimeksiantajan dokumentit. Opinnäytetyön tekijä osallistui itse toimeksiantajan myyntilaskutusprosessiin työharjoittelujakson aikana. Kehittämisideaa eli sähköisen myyntilaskutuksen käyttöönottoa ei toteutettu käytännössä, vaan kehittämistutkimus jää toimenpidesuositusten tasolle.

Tutkimuksen tuloksiksi saatiin kuvaus toimeksiantajan myyntilaskutuksen nykytilasta, kuvaus toimenpiteistä ja hankinnoista, jotka on tehtävä, jotta sähköiseen myyntilaskutukseen voitaisiin siirtyä, sekä laskelmat vanhan ja uuden myyntilaskujen lähetystavan kustannuksista.

Tuloksista kävi ilmi, että sähköiseen myyntilaskutukseen siirtyminen olisi kannattavaa toimeksiantajayrityksessä. Suurin osa kustannussäästöistä tulisi kuitenkin paperilaskujen hinnan muutoksesta, joka puolestaan johtuu laskutuspalveluntarjoajan vaihtamisesta. Tämän aiheuttaa paperilaskujen suuri volyymi suhteessa sähköisiin laskuihin, sillä sähköiseen myyntilaskutukseen siirtymisen jälkeenkin suurin osa laskuista lähetetään paperilaskuina.

The objective of this study was to determine whether a transition to electronic invoicing is profitable in small and medium-sized enterprises. An additional objective was to determine what kinds of measures and procurements are required in order to shift to electronic invoicing and what the potential costs of the transition would be. The theoretical framework deals with profitability, electronic invoicing and the processes of financial management.

The study was conducted as an action research. The research data was acquired by using the data collection methods of qualitative research. These included participant observation, e-mail interviews and documents. In addition, the author participated in the economic administration processes of the assignor of the study during his internship. Contrary to most action researches, the idea of development in the study, namely a transition to electronic invoicing, was not implemented in practice.

The study yielded a description of the current state of the invoicing at Aikamedia Oy Ltd., a description of the measures and procurements necessary in order to shift to electronic invoicing including the calculations of the costs of the current and future invoicing methods.

The results showed that a transition to electronic invoicing would be profitable for Aikamedia Oy Ltd. However, most of the cost savings would come from the price change of the traditional paper invoices and not from the electronic invoices, which in turn is due to the change of the invoicing service provider. Even after a transition to electronic invoicing, the volume of the traditional paper invoices would still be very high compared to electronic invoices.