Alkutuotannon toimijoiden asiointiprosessien yhtenäistäminen : - ilmoitus- ja lupahakumenettelyt

Abstract

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi elintarvikkeiden ja rehujen alkutuotannon toimijoiden on asioitava toimintaansa liittyen monen eri viranomaisen kanssa ja heidän tietojaan tallennetaan moniin rekistereihin. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja kuvata asiakasnäkökulmasta mahdollisimman yhtenäinen asiointiprosessi, joka tuottaa tarvittavat tiedot eri viranomaisille sekä tehdä kehittämisehdotus prosessien ja asiointivälineiden kehittämiseksi. Työn tilaaja oli maa- ja metsätalousministeriö.

Opinnäytetyön teoriaosa perustui prosessien kehittämiseen liittyvään kirjallisuuteen sekä julkisen hallinnon palvelujen kehittämisen lähtökohtien ja tehtyjen ohjausmenettelyjen tarkasteluun. Lisäksi on tarkasteltu julkisen hallinnon palvelujen kehittämisen yhteentoimivuuden rakenteena käytettävää kokonaisarkkitehtuuria, sen perusteita ja haasteita.

Alkutuotannon toimijoiden kokemuksia ja palvelutarpeita selvitettiin Webropol -kyselytutkimuksella. Asiointiprosessien yhtenäistämistä selvitettiin maatalous- ja elintarvikehallinnon asiantuntijoille suunnatulla teemahaastattelulla.

Tavoitetilan keskeisiksi elementeiksi muodostuivat asiakaslähtöisyys ja tiedon yhteiskäyttöisyys, jossa sähköinen asiointi on väline näiden toteuttamiseksi. Asiakaslähtöisen palvelumallin kehittäminen vaatii merkittävää ajattelu- ja toimintatapojen muutosta. Palveluissa on pyrittävä monikanavaisuuteen, jolloin tiedon toimittaminen viranomaiselle ja asioiden vireille saattaminen on nykyistä vähemmän tiettyihin viranomaisiin sidottua. Tavoitetilan saavuttamiseksi tulee tehdä selkeä suunnitelma toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisestä.

Primary producers of food and feed have to communicate with several authorities to meet their statutory obligations. Data about the primary producers are recorded in many official registers. The objective of this thesis was to develop and describe customer-oriented, integrated service process which gathers data from the primary producers and distributes the data to the relevant authorities. The second objective was to create a development proposal for improving the processes and means of notification and authorization services. The client of the thesis work was the Ministry of Agriculture and Forestry.

The theoretical part of the thesis was based on literature sources concerning process development and review of premises and management procedures of development of public services. The principles and challenges of using the enterprise architecture method as basis of interoperability of public services were also reviewed.

A Webropol survey was organized to study the experiences and service needs of the primary producers. The possibilities to integrate the service processes were studied by the focused interview conducted with the agricultural and food safety authorities.

The main principles detected for developing the service processes are the customer-oriented approach and shared use of data. Electronic service interfaces serve as a tool of implementing the services. Significant changes of attitudes and mode of operations are needed to enable the development of the customer-oriented service model. Different channels should be available to the customers to reach the services. Providing required information to the authorities should not be bound to a particular authority. A focused plan for developing the service operations and electronic services is needed to achieve the target state of the notification and authorization services.