Perehdytysopas Cumulus Porin vastaanottoon

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa kattava sekä selkeä perehdytysopas hotelli Cumulus Porin vastaanottoon. Oppaan oli tarkoitus olla mahdollisimman helposti saatavilla vastaanotossa ja sieltä tulisi löytää nopeasti tarvittava tieto. Opas koettiin tarpeelliseksi vastaanottoon, sillä sieltä puuttui kokonaan selkeät toimintaohjeet uusille työntekijöille.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin hotellin vastaanottoa toimintaympäristönä sekä vastaanottovirkailijan toimenkuvaa, perehdytystä sekä turvallisuutta hotelleissa. Perehdytystä tarkasteltiin sekä uuden työntekijän että työnantajan näkökulmista, jotta prosessista saatiin mahdollisimman laaja kuva perehdytysoppaan luomiseen. Hotellin turvallisuuteen tutustuttiin palo-, tieto- sekä asiakasturvallisuuden kannalta, jotta työssä saatiin käytyä läpi kaikki vastaanotossa työskentelevien osalta tärkeimmät seikat.

Perehdytysopas sisälsi yksinkertaiset käyttöjärjestelmä ohjeet kuvin havainnoituina sekä vastaanotosta valmiiksi löytyneitä tärkeimpiä ohjeistuksia. Ohjeet keskittyivät vastaanoton yleisimpiin työtehtäviin eli asiakaspalvelutilanteisiin. Oppaan alusta löytyi yleistiedot hotellista, yhteystiedot, huonekartat sekä -kuvaukset. Turvallisuusosio jaettiin aihealueiden mukaisiin osioihin, jotta vaara- tai hätätilanteen sattuessa tieto olisi helposti kaikkien löydettävissä. Lisäksi loppuun lisättiin vielä Restel Oy:n oma turvaohjeistus. Oppaan loppuun luotiin Työturvallisuuskeskuksen perehdytyksen tarkistuslistasta mukautettu hotellin oma lista, jotta perehdytysprosessi olisi mahdollisimman yhtenäinen.

The purpose of this thesis was to design and create a comprehensive and explicit orienting guide for the reception of Cumulus Pori. The guide was supposed to be available in the reception and should include all the information required when working alone. The orienting guide was found necessary in the reception since it lacked clear and easy-to-find instructions for the new employees.

The theoretical part of the thesis deals with hotel’s reception as a work environment, the work tasks of receptionists, orienting and training new employees and safety in hotels. To get as wide as possible view of the orienting process it was examined through the new employees eyes as well as the employers’ eyes. The hotel safety part of the theory deals with fire safety, information security and customer safety so that the orienting guide would cover all the aspects the receptionist could face while working.

The orienting guide included the simplest operating system instructions with pictures as well as already existing instructions from the reception. These instructions were focused on the basic tasks in the reception, mainly customer service situations. Also the guide starts off with overview of the hotel Cumulus Pori, with things such as contact information, maps and room descriptions. The security part of the guide is divided into smaller sections so that in the event of emergency all the information was easily accessible to every employee. Also Restel Oy’s own safety guide was included. The orienting guide ends with orienting check list so that the orienting and training of the new employees would be as consistent as possible.