The Development of the Information Sharing Process by Lean Philosophy

Abstract

The purpose of this thesis was to find out how the technical support, the parts support and the warranty department of the Surface Drills organization in Sandvik Mining and Rock Technology share field feedback with the product development department. The aim of the thesis was to solve the current state of information sharing and develop the process by lean philosophy.

The study was qualitative in nature, and based on an online survey. The survey was sent to twenty people in the product development organization. The survey was conducted to clarify the current status of information sharing; if the information is shared enough, how it is shared and if the current information sharing tools are used. Respondents were also asked to give the development proposals for information sharing.

The results show that information is not shared enough and one common process is missing. Information is shared in different ways but it is not necessarily documented or stored at all. Also the information is not available for everyone in the organization. Databases which are created to share this kind of information are not used as planned.

As a result of this study a new information sharing process was created. The target was to create a continuous information sharing process by lean philosophy which uses visual management to share the information. Besides lean philosophy knowledge management and learning organization theories were also used in this process development work. New process was created based on the used theories, survey responses and researcher’s own experiences.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää miten tekninen tuki, varaosatuki ja takuuosasto jakavat erityisesti kentältä saatavaa tietoa tuotekehitysosastolle Sandvik Mining and Rock Technology, Surface Drills organisaatiossa. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää tiedon jakamisen nykytilanne ja luoda uusi toimintamalli Lean–filosofiaan perustuen.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen tutkimus, joka toteutettin verkkokyselynä. Kyselyn vastaajiksi valittiin kaksikymmentä henkilöä tuotekehitysorganisaatiosta. Kyselyn avulla selvitettiin tiedon jakamisen nykytila; jaetaanko tietoa tarpeeksi, miten sitä jaetaan ja käytetäänkö olemassa olevia työkaluja tiedon jakamiseen. Lisäksi vastaajilta kysyttiin kehitysehdotuksia tiedon jakamisen parantamiseksi.

Tutkimuksen tuloksena selvisi, ettei tietoa jaeta tarpeeksi ja yksi yhteinen tiedon jakamisen malli puuttuu. Tietoa jaetaan monella eri tavalla organisaation sisällä, mutta sitä ei välttämättä dokumentoida tai tallenneta mitenkään. Lisäksi tieto ei ole avoimesti kaikkien saatavilla. Olemassa olevia tiedon jakamisen työkaluja ei myöskään käytetä suunnitellulla tavalla.

Työn tuloksena luotiin uusi tiedon jakamisen prosessi. Sen tavoitteena on Lean-filosofiaan perustuen luoda organisaatioon jatkuvan tiedon jakamisen malli, jossa käytetään hyväksi visuaalista johtamista. Uuden prosessin kehitystyön taustaksi on tutkittu myös osaamisen johtamisen ja oppivan organisaation teorioita. Uusi prosessi luotiin käytettyjen teorioiden, kyselyn vastausten ja tutkijan omien kokemusten perusteella.