Mitä tilalle? : kirjastovirkailijan muuttuvat tehtävät automaation lisääntyessä

Abstract

Kuopion kaupunginkirjastossa – Pohjois-Savon maakuntakirjastossa otettiin käyttöön ensimmäinen palautusautomaatti vuoden 2015 alussa. Lainausautomaatteja on ollut käytössä jo useamman vuoden ajan. Automaation lisääntyneen käytön pitäisi vähentää rutiinitehtäviä, kuten lainausta ja palautusta, asiakaspalvelussa ja vapauttaa henkilökuntaa muihin tehtäviin sekä yksilöllisempään asiakaspalveluun.

Kvalitatiivisen tutkimuksen tavoitteena on selvittää, onko työaikaa vapautunut muihin tehtäviin ja mitä nämä korvaavat tehtävät voisivat olla. Mitä tehtäviä pidetään tärkeinä asiakaspalvelun näkökulmasta? Teoriassa käsitellään kolmea johtamisen osa-aluetta: osaamisen johtamista, muutosjohtamista sekä työn organisointia. Tutkimusmenetelmänä käytetään kyselyä kirjastovirkailijoille, benchmarkingia yhteistyössä Joensuun kaupunginkirjaston kanssa sekä asiantuntijahaastatteluja Kuopion kaupunginkirjastossa. Tutkimuksen tilaaja on Kuopion kaupunginkirjasto – Pohjois-Savon maakuntakirjasto.

Tutkimustulosten perusteella Kuopiossa automaation tarjoamia mahdollisuuksia muihin tehtäviin pidettiin toistaiseksi vähäisinä, mutta korvaavia tehtäviä voisi kirjastovirkailijoiden mielestä olla tiedonhaku, kokoelmatyöhön osallistuminen, näyttelyiden suunnittelu ja toteutus, kirjastonkäytön ja tiedonhaun opetus, satutuntien pitäminen sekä somisteiden, mainosten ja esitteiden suunnittelu. Vahvoiksi osaamisalueiksi koettiin opastus- ja neuvontataidot sekä sisältöjen avaaminen.

Rutiinitehtävien korvaamista muilla tehtävillä tuetaan yhteisten tavoitteiden selkiyttämisellä, huolellisella suunnittelulla, yhteisöllisyydellä ja riittävällä kommunikoinnilla johdon ja työntekijöiden välillä. Samalla osaamisen päivittämisestä ja työssäoppimisesta huolehditaan. Automaation käyttö tulisi nähdä mahdollisuutena kehittää omaa työtä. Työn kehittämiseen tulisi olla halukkuutta, ja johdon tulisi mahdollistaa se.

Tulevaisuudessakin asiakaspalvelu on kirjaston vahvuus. Asiakaspalvelu muotoutuu uudelleen kohtaamaan asiakkaan muuttuvat tarpeet, ja automaatio on hyvä vaihtoehto sitä tarvitseville asiakkaille.

The first check-in machine was introduced at the beginning of 2015 at Kuopio City Library - North-Savonia Regional Library. Check-out machines have, nevertheless, been used for several years. The increasing use of automation should reduce the number of routine tasks i.e. lending and returning at the service point and release personnel to do other tasks and to perform more individual customer service.

The objective of the present qualitative research is to study if working time has been released for other tasks and what these tasks could be as well as which functions are important from the customer’s point of view. The theory section discusses three sectors of management: competence management, change management and work organization. The research methods applied are a survey for assistant librarians, benchmarking with Joensuu City Library and interviews with specialists at Kuopio City Library. The research is commissioned by Kuopio City Library - North-Savonia Regional Library.

The results show that, at the moment, the possibilities to replace the automated tasks with other ones were minor. On the other hand, from the assistant librarians’ point of view substitutive tasks could consist of information search, participation in collection work, planning and executing displays, guidance in the use of libraries and information retrieval, carrying out story times and making advertisements and brochures. According to the survey, the strongest competencies are the skills in guiding and advising as well as in the opening of contents.

The substitution of routine tasks by other types of tasks can be supported by clarifying the shared goals, careful planning, collaboration and adequate communication between the management and the employees. At the same time, the competencies have to be updated and on-the-job learning has to be taken care of. The use of the automation should be considered as an opportunity for professional development and, therefore, it is important that, on the one hand, the employees are willing to develop themselves professionally and, on the other hand, that the management enables it.

Also in the future customer service will be strength in libraries. Services are redesigned to meet with the changing needs of customers. Automation is a good option for customers needing it.