Sopimusten hallinnan tehostaminen ja tiedon jakaminen sähköisen arkistoinnin avulla : sopimushallinnan kehitysprojekti kohdeyrityksessä
Kokkala, Jyrki (2016)
Kokkala, Jyrki
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016092714573
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016092714573
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö kuvaa sopimushallinnan kehitysprojektia kohdeyrityksessä. Yritysmaailmassa sopimusten merkitys liiketoiminnalle on erittäin suuri, joten sopimusten hallinnoimiseen tulisi kiinnittää erityistä huomiota. Liiketoimintastrategiaan pohjautuvan sopimusstrategian avulla voidaan sopimushallintaa kehittää siten, että sopimuksista muodostuu yritykselle strateginen voimavara. Sopimusten taloudellisten sitoumuksien hallinnan lisäksi sopimusten tekoon liittyviä riskejä voidaan myös minimoida tehokkaan sopimushallinnan avulla.
Kehitysprojektin tavoitteena oli yrityksen myyntisopimusten läpinäkyvyyden parantaminen yrityksen sisällä, jotta oikeaa tietoa sopimuksista olisi saatavana siellä missä sitä tarvitaan. Projektissa luotiin sopimushallinnasta prosessinkuvaus sisältäen prosessin eri vaiheet tehtävineen ja vastuuhenkilöineen. Projektissa määriteltiin myös sopimuksista kerättävät metatiedot, jotka kirjataan projektin aikana kehitetylle sähköiselle lomakkeelle. Tämä metadata-lomake avataan käytössä olevan asiakashallintajärjestelmän (CRM) kautta, johon teetettiin laajennusosa tätä toimintoa varten. SharePoint ympäristöön tehtiin myös lisäys, joka mahdollisti sinne talletettavien sopimusdokumenttien näyttämisen CRM:ssä. Asiakashallintajärjestelmän käyttöön päädyttiin siksi, että ei haluttu uutta erillistä järjestelmää, jonka käyttöönotto saattaisi olla hankalaa. Tämä vähentää myös kirjattavan metadatan määrää, koska osa siitä saadaan automaattisesti asiakashallintajärjestelmästä.
Opinnäytetyön toiminnallista osuutta pohjustetaan aluksi teoriaosuudella, joka käsittelee ensin sopimustoimintaa, erityisesti sopimuksen syntymistä, sopimuksen tehtäviä sekä sopimusoikeuden periaatteita. Toisessa teoriaosassa keskitytään sopimushallinnan kehittämiseen yrityksissä liiketoiminnan, strategian, ennakoivan sopimisen ja riskienhallinnan näkökulmista, sekä tarkastellaan sopimusdokumenttien hallintaa ja arkistointia.
Kehitysprojektin tavoitteena oli yrityksen myyntisopimusten läpinäkyvyyden parantaminen yrityksen sisällä, jotta oikeaa tietoa sopimuksista olisi saatavana siellä missä sitä tarvitaan. Projektissa luotiin sopimushallinnasta prosessinkuvaus sisältäen prosessin eri vaiheet tehtävineen ja vastuuhenkilöineen. Projektissa määriteltiin myös sopimuksista kerättävät metatiedot, jotka kirjataan projektin aikana kehitetylle sähköiselle lomakkeelle. Tämä metadata-lomake avataan käytössä olevan asiakashallintajärjestelmän (CRM) kautta, johon teetettiin laajennusosa tätä toimintoa varten. SharePoint ympäristöön tehtiin myös lisäys, joka mahdollisti sinne talletettavien sopimusdokumenttien näyttämisen CRM:ssä. Asiakashallintajärjestelmän käyttöön päädyttiin siksi, että ei haluttu uutta erillistä järjestelmää, jonka käyttöönotto saattaisi olla hankalaa. Tämä vähentää myös kirjattavan metadatan määrää, koska osa siitä saadaan automaattisesti asiakashallintajärjestelmästä.
Opinnäytetyön toiminnallista osuutta pohjustetaan aluksi teoriaosuudella, joka käsittelee ensin sopimustoimintaa, erityisesti sopimuksen syntymistä, sopimuksen tehtäviä sekä sopimusoikeuden periaatteita. Toisessa teoriaosassa keskitytään sopimushallinnan kehittämiseen yrityksissä liiketoiminnan, strategian, ennakoivan sopimisen ja riskienhallinnan näkökulmista, sekä tarkastellaan sopimusdokumenttien hallintaa ja arkistointia.