Julkisten hankintojen tilausprosessin mallintaminen : Case Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Abstract

Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK) on opetustoiminnan piirissä toimiva yhtiö, joka tarjoaa ensisijaisesti korkeakoulututkintoon johtavaa koulutusta, avoimia ammattikor-keakouluopintoja, täydennyskoulutusta ja ammatillista opettajakoulutusta.

JAMK:n taloushallinnossa koettiin tarpeelliseksi selvittää yhtiön sisäistä tilaus-toimitusprosessia, josta ei ollut tarpeeksi tietoa saatavilla. Ongelmia on aiheutunut han-kintaan liittyvässä tilaus-toimitusprosessissa. Prosessista itsessään ei ollut olemassa tietoa eikä siitä, ketkä toimivat tilausrajapinnassa. Nykyiset toimintatavat rikkovat hankintaso-pimuksia ja sekavasti hoidettu tilaaminen lisää kustannuksia. Tarkoituksena oli selvittää, miten tilausprosessia hoidettiin organisaation eri tulosalueilla ja voidaanko tilausprosessia kehittää.

Tutkimuksessa hyödynnettiin empiiristä tutkimusta sekä kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tietopohjana käytettiin aiemmin tehtyjä tutkimuksia, yhtiön sisäis-tä ohjeistusta ja hankintalainsäädäntöä sekä alan kirjallisuutta. Nykytilan kartoittamiseksi muodostettiin kokonaiskuva haastatteluiden avulla. Haastatteluista saatu tieto analysoi-tiin ja kartoitettiin ongelmia aiheuttavat tekijät. Analysoinnin perusteella todettiin, että samaa prosessia toteutetaan eri tulosalueilla eri tavoin. Tämä aiheuttaa tilanteen, jossa prosessista ei saada tietoa ja koulutuksen kohdentaminen on haastavaa.

Ongelmien ratkaisemiseksi nostettiin esille kaksi vaihtoehtoa tilausprosessin toteutta-miseksi. Tilausprosessin mallit pyrkivät tarjoamaan toimeksiantajalle tehokkaamman ja yhdenmukaisemman toimintatavan, jolla tulevaisuudessa voitaisiin välttää tilaus-toimitusprosessin aiheuttamia ongelmia. Uuden mallin tarkoitus on auttaa organisaatiota jäsentelemään toimintojaan siten, että liiallisesta toimittajamäärästä päästäisiin eroon sekä helpottaa sisäisen informaation liikkuvuutta.

JAMK University of Applied Sciences is primarily an educational institution offering studies in higher education, open studies of higher education, continuing education and vocation-al teacher training.

JAMK’s financial department found it necessary to clarify the company’s inner order pro-cesses which provided insufficient amounts of information. There had been problems in the procurement-related order process. There was no information about the process nor the people who worked in the order interface. The current procedures break the pro-curement contracts, and disorderly ordering practices increase costs. The goal was to identify how the order process was handled in the different financial sections and how the process could be improved.

The study used the empirical research approach and both quantitative and qualitative research methods. The knowledge base was based on previous research, the company’s own guidelines, procurement legislation and related literature. Interviews were conduct-ed in order to form an overview of the current state of affairs. The information from the interviews was then analysed in order to find factors causing the problems. The analysis showed that the same process was executed differently in the different financial sec-tions. This caused a situation where the process failed to provide information and where it was challenging to highlight educational needs.

As a result, two solutions were provided for the problems in the order process. The solu-tions aim to offer a more effective and systematic operational model for the company, which could help to avoid problems in the order process in the future. The purpose of the new model is to help the organization to restructure its procedures so that it would be possible to decrease the number of suppliers and ease the flow of information.