Tapahtumaprojektin operatiivisten työtapojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena kehityshankkeena, ja työn toimeksiantaja on Öljyalan Palvelukeskus Oy. Itse toimin yrityksessä johdon assistenttina, ja yksi päätehtävistäni on tapahtumatoiminnan koordinointi ja tapahtumien tuottaminen.

Kehityshankkeen tavoitteena on ollut Öljyalan Palvelukeskus Oy:n tapahtumaprojektitoiminnan kehittäminen ja toimintojen yhdenmukaistaminen. Kehitystyö kohdistuu pääosin dokumentoinnin parantamiseen, mutta myös tapahtumien jälkiseurantaan. Työn toimeksiannossa nousi esille myös projektien laadullisen tason ylläpitäminen, joten myös siihen on opinnäytetyössä pureuduttu.

Projektityöskentelyssä tähdätään annettuun päämäärään. Ilman johdonmukaista ja tavoitteellista projektityöskentelyä tuohon päämäärään ei päästä. Tapahtumatuotannon järjestelmällinen dokumentointi tähtää parhaaseen mahdolliseen tapahtumaan – maaliin päästään ilman suurempia ongelmia ja jokainen projektiryhmän jäsen pysyy projektin etenemisessä mukana. Tapahtumaprojekteissa määränpää on itse tapahtuma – tarkemmin sanottuna tapahtuman alku. Siihen mennessä kaikki yksityiskohdat tulee olla valmiina. Tapahtuman jälkeen projektitoimet jatkuvat jälkitoimien osalta.

Opinnäytetyön tuotoksena on syntynyt kaksi toiminnallista työkalua tapahtumaprojektien parempaan hallintaan; projektisuunnitelma- ja työlistapohjat. Uusien dokumentointi- ja työtapojen kohderyhmänä on toimeksiantajaorganisaation henkilöstö.

Kehitysprojektin tärkeä vaihe on muutosten jalkauttaminen osaksi organisaation jokapäiväistä toimintaa. Tämän kehityshankkeen tuotoksia on pilotoitu eli koekäytetty yrityksen tapahtumatoiminnassa vuoden 2016 aikana. Pilotoinnin tarkoituksena on varmistaa tuotosten käyttökelpoisuus. Uusien työtapojen jalkautus on suunnitelmissa tapahtua talven 2016 - 2017 aikana.