Hankintaprosessin kehittäminen : Case: Muuramen kunta

Abstract

Julkiset hankinnat elävät jatkuvassa muutoksessa. Kuntien palveluhankintojen murros, lainsäädännön ja toimintaympäristön muutokset tuovat jatkuvasti uusia vaateita julkisille toimijoille, joilla on käytössään rajalliset resurssit. Hankinnat ovat useimmiten monitahoisia, vaativia ja taloudelliselta merkitykseltään suuria palveluhankintoja, joiden tarve on jatkuva.

Tehtävänä oli kehittää Muuramen kunnan hankintaprosessia luomalla yksinkertainen ja tarkoituksenmukainen toimintatapa. Tavoitteena oli määritellä pienelle hankintayksikölle soveltuva hankintaprosessi ja -ohje. Tutkimus oli kvalitatiivinen tapaustutkimus. Keskeisin aineisto oli hankintojen asiantuntijoiden teemahaastattelut.

Tutkimuksessa määriteltiin pienelle hankintayksikölle soveltuva hankintaprosessi ja -ohje. Tuloksena määriteltiin myös hankintaprosessin yksinkertaisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen vaikuttavat tekijät: strategia, hankinnan asema organisaatiossa, ohjeet, kokonaissuunnittelu, sisäinen ja ulkoinen vuoropuhelu, hankintalaki, resurssien kohdentaminen, tarpeen määrittely, sopimuskauden pituus, dokumentointi, mittarit ja palautteen vaikuttavuus. Johtopäätöksenä esitettiin, miten toimeksiantajan tulee kehittää hankintaprosessiaan.

Julkinen taho tarvitsee ammattimaista hankintaa, koska julkisilla hankinnoilla on suuri yhteiskunnallinen ja taloudellinen merkitys. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys lisää osaamista, koska se toimii perehdytyspakettina hankinnoista päättäville, hankintoja tekeville ja tarjoajille. Julkiset hankinnat tulee tunnustaa omaksi asiantuntijuusalueeksi, jonka koulutuksesta yhteiskunta vastaa. Tällöin hankintaa tekevät saavat ansaitsemansa arvon ja alalle hakeudutaan.

Public procurement is undergoing continuous changes. The changes in local authorities’ service procurement, legislation and operating environment bring constantly new challenges to the public authorities with limited resources. Usually public procurements are related to complex, demanding and economically significant services which are needed continuously.

The task in the study was to develop the procurement process of the municipality of Muurame by creating a simple and functional mode of operation. The aim was to determine a suitable procurement process and instructions for the small procurement unit. The research method was a qualitative case study. The key data came from interviews with the public procurement experts.

In the study a suitable procurement process and instructions were determined for the small procurement unit. The results of the study also included determining factors impacting on the simplicity and practicality of the procurement process: strategy, the position of procurements in the organization, instructions, overall planning, internal and external dialogue, as well as the public procurement law, allocation of resources, defining needs, the length of the contract period, documentation, indicators and the effects of feedback. As a conclusion, it was proposed how the assignor should develop their procurement process.

The public sector needs procurement professionals since public procurements have significant social and economic influences. The theoretical framework of the study enhances competence because it can be used as an introduction package for the procurement decision makers, procurers and suppliers. Public procurement should be recognized as an expertise area in its own right, and the related education should be on society’s responsibility. In this way, procurement practitioners will gain the appreciation that they deserve, and the area will become a seriously considered career option.