Taloudellisten toimintojen kehittäminen : Case: Lapuan kaupungin taloustoimisto

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan taloushallinnon prosessien kehittämistä kustannustehokkaimmiksi ja sujuvammiksi. Työn tavoitteena oli löytää uudenlaisia toimintatapoja, joita toimeksiantaja voi hyödyntää tulevaisuudessa taloushallinnon työtehtäviä hoitaessa.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan taloushallintoa kunnassa, sähköistä taloushallintoa ja taloushallinnon yleispiirteitä, kuten talousjohtamista ja siihen vaikuttavia asioita. Näiden lisäksi tarkastellaan taloushallinnon prosesseja, joita kunnan taloushallinnossa pyörii, kuten kirjanpito, reskontranhoito ja palkanlaskenta. Kunnan taloushallinnon peruselementtejä, kuten talousarviota ja tilinpäätöstä tarkastellaan teoriaosuuden lopussa. Näihin liittyviä lakeja ja normeja selvitetään kirjallisuuden tueksi.

Kehittämisehdotukset tehtiin haastatteluiden ja vuoden 2015 tilinpäätöksen sekä vuoden 2016 talousarvion pohjalta. Työhön haastateltiin Lapuan kaupungin taloustoimistossa työskenteleviä henkilöitä, haastateltavilla on monen vuoden työkokemus taloushallinnon prosessien hoitamisesta. Haastateltavia henkilöitä oli yhteensä neljä, ja he työskentelevät kirjanpidon ja ostoreskontran parissa.

Kehittämisehdotuksien avulla kehitettiin erilaisia toimenpiteitä, joiden avulla toimeksiantaja pystyy tekemään muutoksia työtehtäviin. Tulosten avulla luotiin malliesimerkkejä, joiden avulla toimeksiantaja pystyy suunnittelemaan ja toteuttamaan muutoksia esimerkiksi Sote-uudistuksen tullessa voimaan. Opinnäytetyön avulla saatiin kehittämisehdotuksia niin kirjanpidon, kuin ostoreskontran toimintoihin. Kehittämisehdotuksia ilmeni muun muassa sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta, jonka avulla pystyttäisiin säästämään kustannuksia, joita suuret arkistointimäärät aiheuttavat.

Työn lopussa on yhteenveto opinnäytetyöprosessista, jossa tarkastellaan työn vaiheita ja siinä esiin tulleita asioita. Yhteenvedossa tarkastellaan työn luotettavuutta ja siinä käytettyjä lähteitä ja dokumentteja.

The aim of the thesis was to study the development of the commissioner's financial management processes to make them more cost-efficient and streamlined. The aim was to find new ways of working, which the commissioner can take advantage of when performing their future financial duties.

The theoretical framework of the work examines financial management in municipalities, electronic financial management, and the general characteristics of financial management. In addition, it takes a look at financial management processes in municipal financial management, including accounting, invoicing, and calculation of salaries. The basic elements of municipal financial management, such as budget and final accounts, are examined at the end of the theoretical section. Related laws and norms are discussed to support the literature review.

Suggestions for improvement were made on the basis of interviews and the financial statements of the year 2015, as well as of the budget for 2016. For this, people working at the Economic Office of the City of Lapua were interviewed; the interviewees had several years of experience in the management of financial administration processes. The interviewees were four in total, and they worked in accounting and accounts payable.

Based on the suggestions for improvement, different measures were prepared to enable the commissioner of the thesis to make changes in the staff’s duties. Using the results, model examples were created to allow the commissioner to plan and implement changes, for example, when the Sote reform enters into force. With the help of the thesis, suggestions for improvement were made for accounts and accounts payable functions alike. The suggestions for improvement included, e.g., the introduction of electronic filing, which would make it possible to save costs in archiving.

At the end of the thesis, there is a summary of the thesis process, which looks at the stages of the thesis work, and issues that came up during it. The summary examines the reliability of the study and the sources and documents used.