Tapahtuman järjestäminen: Talin Tenniskeskuksen cocktailtilaisuus
Mäkelä, Roosa (2016)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112116603
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112116603
Tiivistelmä
Opinnäytetyö oli toiminnallinen ja sen toimeksiantaja oli Helsingin
Tennisstadion Oy. Työn tavoitteena oli tutkia tapahtuman järjestämisen onnistumisen kriteereitä ja laatia sen pohjalta suunnitelma tapahtuman järjestämiseksi, sekä järjestää cocktailtilaisuus Talin Tenniskeskuksen neljäkymmentävuotisjuhlapäivän kunniaksi. Cocktailtilaisuuden järjestämisen tarkoituksena oli kiittää Talin Tenniskeskuksen osakkeenomistajia ja tärkeimpiä yhteistyökumppaneita kuluneista vuosista. Työ rajattiin tilaisuuden salissa järjestettäviin asioihin, eli hankintoihin, tarjoilun järjestämiseen ja salin somistukseen.
Opinnäytetyön tietoperusta tapahtuman järjestämisestä käsittelee pääpiirteittäin onnistuneen tapahtuman kriteerejä, kuinka järjestää tapahtuma projektiluonteisena, mitä suunnittelussa ja toteutuksessa tulee ottaa huomioon ja mitä jälkimarkkinointi vaihe kattaa. Tapahtuman järjestämisestä tietoperustassa siirrytään tilaustarjoilun ja tarjoilun järjestämiseen, sekä cocktailtilaisuuden historiaan ja ominaisiin piirteisiin.
Tapahtuman järjestämisen prosessikuvaus laadittiin tietoperustan mukaisesti kohta kohdalta suunnittelusta toteutukseen ja jälkitoimiin. Prosessikuvaksessa käy ilmi tapahtuman järjestämiselle annetut rajaukset, sekä kaikki tapahtumaan liittyvä tekeminen aloituksesta lopetukseen ja perustelut valintoihin ja niihin vaikuttaviin tekijöihin.
Pohdinnassa keskitytään tapahtuman onnistumisen arviointiin, jossa otetaan huomioon kehityskohteet, eli mitä olisi voinut tehdä toisin. Lisäksi luvussa pohditaan tapahtuman järjestämisen merkitystä oman oppimisen kannalta.
Cocktailtilaisuus järjestettiin tiistaina 15.11.2016 klo 16-18 välisenä aikana. Tilaisuus oli seisomatilaisuus, johon osallistui 450 kutsuvierasta. Kutsuvieraat koostuivat Talin Tenniskeskuksen osakkeenomistajista, yhteistyökumppaneista ja tärkeimmistä asiakkaista. Tarjoilu suoritettiin noutopöytä -tyyppisesti ja tarjoiltaviin kuului kuohuvaa, kolmenlaista suolaista cocktailpalaa, kakkua ja kahvia. Tarjoilutapaa valittaessa otettiin huomioon sen helppous suuren osallistujamäärän vuoksi.
Tennisstadion Oy. Työn tavoitteena oli tutkia tapahtuman järjestämisen onnistumisen kriteereitä ja laatia sen pohjalta suunnitelma tapahtuman järjestämiseksi, sekä järjestää cocktailtilaisuus Talin Tenniskeskuksen neljäkymmentävuotisjuhlapäivän kunniaksi. Cocktailtilaisuuden järjestämisen tarkoituksena oli kiittää Talin Tenniskeskuksen osakkeenomistajia ja tärkeimpiä yhteistyökumppaneita kuluneista vuosista. Työ rajattiin tilaisuuden salissa järjestettäviin asioihin, eli hankintoihin, tarjoilun järjestämiseen ja salin somistukseen.
Opinnäytetyön tietoperusta tapahtuman järjestämisestä käsittelee pääpiirteittäin onnistuneen tapahtuman kriteerejä, kuinka järjestää tapahtuma projektiluonteisena, mitä suunnittelussa ja toteutuksessa tulee ottaa huomioon ja mitä jälkimarkkinointi vaihe kattaa. Tapahtuman järjestämisestä tietoperustassa siirrytään tilaustarjoilun ja tarjoilun järjestämiseen, sekä cocktailtilaisuuden historiaan ja ominaisiin piirteisiin.
Tapahtuman järjestämisen prosessikuvaus laadittiin tietoperustan mukaisesti kohta kohdalta suunnittelusta toteutukseen ja jälkitoimiin. Prosessikuvaksessa käy ilmi tapahtuman järjestämiselle annetut rajaukset, sekä kaikki tapahtumaan liittyvä tekeminen aloituksesta lopetukseen ja perustelut valintoihin ja niihin vaikuttaviin tekijöihin.
Pohdinnassa keskitytään tapahtuman onnistumisen arviointiin, jossa otetaan huomioon kehityskohteet, eli mitä olisi voinut tehdä toisin. Lisäksi luvussa pohditaan tapahtuman järjestämisen merkitystä oman oppimisen kannalta.
Cocktailtilaisuus järjestettiin tiistaina 15.11.2016 klo 16-18 välisenä aikana. Tilaisuus oli seisomatilaisuus, johon osallistui 450 kutsuvierasta. Kutsuvieraat koostuivat Talin Tenniskeskuksen osakkeenomistajista, yhteistyökumppaneista ja tärkeimmistä asiakkaista. Tarjoilu suoritettiin noutopöytä -tyyppisesti ja tarjoiltaviin kuului kuohuvaa, kolmenlaista suolaista cocktailpalaa, kakkua ja kahvia. Tarjoilutapaa valittaessa otettiin huomioon sen helppous suuren osallistujamäärän vuoksi.